采购小组管理职责.docx

北京国都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司
工程采买管理体系文件

为实现北京国都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司
(以下简称“写字楼物业”)的规范采买行为,确实提高采买管理水
平,合理降低采买成本,躲避采买
北京国都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司
工程采买管理体系文件

为实现北京国都机场物业管理有限公司写字楼物业服务分公司
(以下简称“写字楼物业”)的规范采买行为,确实提高采买管理水
平,合理降低采买成本,躲避采买风险,特制订本规定。

本规定合用于写字楼物业各职能部门及各项目部。

采买
指以合同、估算和报价等有偿取得工程的行为,包括购买、租借、委托、雇用等。
工程
指建设工程和绿化工程。
建设工程种类包括建筑物的新建、改建、扩建、装饰、拆掉、修
缮等。工程内容包括项目的勘探、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设施、资料等。
绿化工程项目指绿地改造、翻新、新建、补植、喷灌等。
采买小组
采买小组由业务发展部、财务部、综合办公室和各用户单位负责人组成。采买小组为特别设机构,办公室设在业务发展部,业务发展
部分管领导作为采买小组的牵头组织者,决定采用会议或联签形式行
使职责。
用户单位
指写字楼物业采买项目需求的各项目部。
协议供给商
指物业公司指定的五家施工单位,经过询价或招标方式确认的或
切合直接采买条件确定的。

规范运作、降低采买成本
规范公司内部采买流程。运用大规模集约化采买等手段,不短优先内部供给链,减少中间环节,提高采买资本使用效率,实现采买成本最小化。
合法合规
采买活动严格按照国家有关法律、法例,国都机场公司公司和北京国都机场物业管理有限公司有关规定进行操作。
竞争性原则
采买活动应有三家以上同品位的供给商参加,公正地对待每一位合作供给商。
保密原则
采买活动的有关人员不得透露采买价钱、售后服务等有关信息。

分公司经理
签署采买项目的评审表、直采表及需求表;
审批采买有关制度。
采买小组
负责组织评审、介绍采买项目合作供给商;负责组织召开评审会、确定供给商。
业务发展部
负责供给商管理工作;
负责组织实施分公司范围内的项目招标工作,组织召开采买项目评审会;
负责分公司采买有关制度的拟订;
负责拟订分公司年度采买计划;
负责各项采买合同中的法律条款的审核工作;负责采买合同的报审工作;
参与相应采买项目的评审、监察、查收等工作;负责限额内采买项目的资料存档。
财务部
负责提供财务方面的咨询;
负责提供与采买项目有关的年度估算信息;负责审核采买合同中的财务条款;
参与相应采买项目的评审、查收、结算等工作。
综合办公室
接受并办理对采买活动中存在问题的投诉;
负责对采买行为进行监察;
参与相应采买项目的评审、监察、查收等工作。
用户单位
按分公司采买管理制度进行工程类自主采买活动并接受业务发
展部的指导和监察;
负责对供给商所提供的采买项目进行平时监察、管理、评论及
查收工作;
参与相应采买项目的评审、监察、查收等工作。

采买限额标准管理
2000元由(含2000元)以下的由分公司自主采买;
2000元以上50000元以下(含50000元)由分公司在物业公司
指定的五家供给商中招标比价采买;
50000元以上的上报需求表,走物业公司采买流程。
采买方式管理
根据采买项目内容、采买限额标准以及所购产品对服务、安全的
影响程度,分公司将集中采买分为:直接采买、比价采买、上报需求
由物业公司采买。分公司所有采买都应遵照以上采买方式进行。
直接采买
直接采买简称“直采”。是指向一家供给商直接购买产品的采买
方式。
比价采买
是指经过对三家或三家以上的指定供给商的报价及其所提供产
品的性能进行比较,确定性价比最优供给商的采买方式。

采买需求提出
用户单位根据年度维修计划或经批复的呈批件,提出采买需求;建设工程项目采买需求需列明项目所需要达到的使用要求、项
目履行应切合及达到的技术标准、项目实施过程的基本工艺、售后服务要求、备品、查收要求、详细工程量等内容;
采买需求经用户单位经理署名确认后,提交业务发展部。
采买方式确定
根据确认的工程采买需求情况并联合采买方式合用范围,由业务
发展部确定相应的采买方式。详细见《写字楼物业服务分公司工程采买管理体系文件》。工程采买原则上以比价或上报物业公司的采买方式为主。
供给商确定
详细参见《写字楼物业服务分公司工程采买管理体系文件》。
合同审批、签署
项目评审结果经分公司经理署名或比价