会计档案管理办法(新).ppt

会计档案管理办法
遵化市档案局
2012年4月
一、会计档案的定义、特点及其价值作用
二、会计档案的归档时间和收集范围
三、会计档案的归档要求
四、会计档案的整理方法
五、电算化会计核算材料的归档要求
六、会计档案的鉴定销毁
七、会计档案的保管利用
一、会计档案的定义、特点及其价值作用
(一)会计档案的定义
财政部、国家档案局1998年联合颁布的《会计档案管理办法》明确规定:会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。既有史料价值,也有证据作用,这种双重特性,从根本上体现了会计档案和其它档案一样所具有的共性特征。
(二)会计档案的特点
和文书、科技档案相比,会计档案有其自身的特点,主要表现在三个方面:
一是会计档案形成范围广泛。
二是会计档案类别比较稳定。
三是会计档案外在形式多样。
(三)会计档案的价值作用
由于会计档案的特殊性,会计档案的价值作用也表现在多个层面:一方面作为记录单位经济业务的重要史料和证据,它客观反映了各单位一切经济活动的发生、发展过程,不仅是经济决策和财务审计的重要依据,也是执行财经纪律、保护国家财产、保障经济健康发展的有力武器;另一方面,会计档案也是研究经济发展历史,从经济角度展现一个单位历史面貌的珍贵史料。
二、会计档案的归档时间和归档范围
(一)会计档案归档时间,是指按照会计档案归档要求,将会计核算材料整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册后向本单位档案部门移交的时间。
(二)会计档案的归档范围
明确会计核算材料的归档范围,是做好会计档案管理工作的前提条件和重要保证。
一般来讲会计档案归档范围主要包括以下四个方面:
1、会计凭证类。会计凭证是用来记录经济业务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。会计凭证按填制的程序和用途可分为原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为依据,连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍,是编制财务报告的重要依据。主要包括总账(也称总分类帐)、明细账(如银行存款帐、经费支出明细帐等)、日记账,固定资产帐(卡片)、辅助账簿(也称备查帐簿)等。
会计帐簿在外形上一般有三种形式:订本式帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐,就是在帐簿启用之前,已经将帐页统一编号装订成册的硬皮本帐簿,如总帐、现金日记帐、银行存款帐等;活页式和卡片式帐簿,都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿,活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐,但由于帐页不固定,容易散失或被抽换。
3、财务报告类。财务报告是根据日常会计核算材料定期编制,综合反映这个单位一定时期的资产、负债和所有者权益状况,以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。
财务报告种类很多,按编制时间可分为月度、季度和年度财务报告;按内容和名称划分就更多了,如行政事业单位经费执行情况报表、企业资产负债表、利润表、现金流量表等等;按服务对象还分内部报告和外部报告等等。需要注意的是有关会计报表、附表、附注以及文字说明,其他财务报告,都应视为财务报告的组成部分,一并归档而不要遗漏。