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秘书礼仪书籍
秘书在沟通时的表现,沟通礼仪不但是其工作才能、待人接物态度的表达,也是表示个人魅力与风采的方式之一,下面我给大家介绍关于秘书沟通礼仪的相关资料,梦想对您有所扶助。
秘书沟通礼仪如下交谈的态度
在与人交谈时应当表达出以诚相待、以礼相待、谦逊精心、主动热心的根本态度,而十足不能逢场作戏、虚情假意或应付了事。
一要表情自然
第一,专注。交谈时目光应当专注,或凝望对方,或凝神斟酌,从而和谐地与交谈进程相合作。眼珠一动不动,眼神呆滞,甚至直愣愣地盯视对方,都是极不礼貌的。目光东游西走,四处“扫瞄”,漫无边际,那么是对对方不屑一顾的失礼之举,也是不成取的。假设是多人交谈,就理应不时地用目光与众人交流,以表示彼此是对等的。
其次,合作。交谈时可适当运用眉毛、嘴、眼睛在形态上的变化,来表达自己对对方所言的赞同、理解、惊疑、不解,从而说明自己的专注之情,使交谈顺遂举行。
第三,协调。交谈时的表情应与说话的内容相合作。与上级领导谈话,应恭敬而大方;与客人谈话,那么应亲切而自然。
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二要说话礼貌
第一,留神语音。与人举行交谈时,尤其是在大庭广众之下,务必有意识地压低自己说话时的音量。最正确的说话声音标准是,只要交谈对象可以听领会即可。假设粗声大气,不仅有碍于他人,而且也说明自己缺乏教养。
其次,留神语态。与人交谈时,在神态上要既亲切友善,又伸张自如、不卑不亢。自己说话时,要恭敬有礼,切忌指手画脚、咄咄逼人。最正确的语态是对等待人、和缓亲善、热心友好、自然而然。当别人讲话时,那么要洗耳恭听,最忌三心二意、精心不专。最正确的语态是积极合作、专心凝听、努力响应、有来有往、潜心致志。
第三,留神语气。在与别人交谈时,秘书的语气应当和蔼可亲,确定要留神对等待人、谦恭礼貌。讲话的速度稍微舒缓一些,讲话的音量低一些,讲话的语调抑扬顿挫一些。在交谈时既不要表现得居高临下,也不宜在语气上刻意奉迎,有意讨好对方,令对方反感。同时,在语气上确定要力戒生硬、急躁或者轻慢。
第四,留神语速。在交谈之中,语速应保持相对的稳定,既快慢适合,舒张有度,又在确定时间内保持匀速。语速过快、过慢、或者忽快忽慢,会给人一种没有条理、慌恐慌张的感觉,是应当力戒的。
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三要举止得体
第一,擅长运用举止传递信息。例如,发言者可用手势来补充说明其所阐述的概括事由,适度的举止既可表达敬人之意,又有助于双方的沟通和交流。
其次,制止过分或多余的动作。与人交谈时可有动作,但动作不成过大,更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。为表达敬人之意,切勿在谈话时左顾右盼,或是双手置于脑后,或是高架“二郎腿”,甚至修指甲、挖耳朵等。交谈时应尽量制止打哈欠,假设实在忍不住,也应侧头掩口,并向他人致歉。尤其应当留神的是,不要在交谈时以手指指人,否那么就有污蔑之意。
四要遵守惯例
秘书在交谈时往往还能够通过一些细节来表达自己的谈话态度,在这些细节的处理上要遵守确定的既成惯例。
第一,留神倾听。秘书在交谈时务必要专心凝听对方的发言,以表情举止予以合作,从而表达自己的敬意,并为积极融入到交谈中去做最充分的打定。切不成追求“独角戏”,对他人发言不闻不问,甚至肆意打断对方的发言。
其次,精心插话。交谈中不应当随意打断别人说话,要尽量让对方把话说完再发表自己的看法。如切实想要插话,应向对方先打招呼:“对不起,我插一句行吗?”所插之言亦不成冗长,一句两句点到为止即可,不能接过话茬就开头长篇大论,完全不顾及对方的感受,也不管对方是否已经阐述完毕。
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第三,重视交流。交谈是一种双向或多向交流过程,需要各方的积极参与。因此在交谈时切勿造成“一言堂”的局面。自己发言时要给其他人发表观法的机遇,别人说话时自己那么要适时发表个人看法,互动式地促进交谈举行。同时,要以交谈各方都共同感兴趣的话题为中心,并利用双方均能采纳的方式举行。若察觉话不投机,需实时调整话题。
第四,礼让对方。在与他人举行交谈时,不要以自我为中心,而疏忽了对对方的崇敬。正常处境下,在谈话中不要随意否决对方或是质疑对方,不要动辄插嘴、抬杠,不要一人独霸“讲坛”,或者一言不发、有意冷场。
第五,委婉表达。在陈述自己的见解时,理应力求和缓、中听,不仅要善解人意,而且要留有余地。即使是提出建议或忠告,也可以采用设问句,最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何时候,都不要强人所难。
交谈的语言
语言运用是否切实恰当,直接影响着交谈能否顺遂举行。所以,在交谈中尤其要留神语言的使用问题。
一要通俗易懂
第一,说普遍话。在日常工作中,秘书理应自觉使用普遍话,不要使用别人听不懂的方言或土语。
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其次,说明白话。秘书所使用的语言最好是让人一听便懂的明白话,切不成满口“之乎者也”,滥用书面语言、专业术语或名词典故。在交谈时,要以务实为本,应当通俗活泼、生动形象、浅显易懂,犹如家常话一般。
第三,说通俗话。在与普遍群众交谈时,为了制止自己谈话时语言枯燥乏味,应充分考虑到对方的职业、受教导程度等因素,努力使自己的语言生动、形象、概括、鲜明,所说的话应力求平易通俗,以利于沟通交流。假设“官话”连篇,不仅有碍信息的传达,而且轻易脱离群众。
二要掌管口语
第一,机动生动。在交谈过程中随时对自己所运用的口语概括内容与形式举行适度的调整。从外观上来看,口语大都显得语句简短,布局松散,多有省略之处。有时,它甚至会展现话题转变、内容脱节、词序颠倒等现象。然而由于口头交际具有确定的双向性、互动性,这些问题往往瑕不掩瑜,反而更能显示口语生动活泼的特性。
其次,简明扼要。一方面要求发音标准,吐字明显;另一方面那么要求所说之话含义明确,不成模棱两可产生歧义,以免造成不必要的误会。
三要文明礼貌
第一,要尽量使用尊称,并擅长使用一些商定俗成的礼貌用语,如“您”“感谢”“对不起”等。
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其次,要多使用文明用语,在语言的选择和使用之中,应当既表现出访用者良好的文化素质、待人处事的实际态度,又能够令人产生优雅、温柔、脱俗之感。
第三,在交谈时不成意气用事,以尖酸尖酸的话对他人冷嘲热讽,也不成夜郎自大,四处卖弄才识指正别人。
第四,交谈中应当尽量制止某些不高雅的语句和说法,对于不宜明言的一些事情,可以尽量用委婉的词句来表达,多用一些商定俗成的隐语。例如想要上厕所时,可以说:“对不起,我去一下洗手间。”或者说:“不好意思,我去打个电话。”
交谈的内容
交谈内容的选择,应遵守确定的原那么。
一要切合语境
第一,交谈内容务必要与交谈的时间、地点与场合相对应,否那么就有可能出错。
其次,交谈内容还应符合自己的身份。应使谈话符合我国的法律法规,并与单位和领导保持一致。切勿与单位或领导唱反调,切勿泄露本单位的机密。
二要因人而异
在交谈时要根据交谈对象的不同而选择不同的交谈内容。谈话的本质是一种交流与合作,因此秘书在选择交谈内容时,就应当为谈话对象着想,根据对方的性别、年龄、性格、民族、阅历、职业、地位等而选择适合的话题。
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三要回避禁忌
秘书在与别人交谈时,应当把握好“度”。在态度上要留神克制,不要引起对方的不快,不成一言不发,不成没完没了。不成讥讽挖苦,不成高傲自大。在内容上要慎重斟酌,千万不要犯忌,不宜对自己的单位或领导横加非议,务必时刻维护单位的声誉,十足不能对自己的领导、同事、同行说三道四。不应涉及对方单位内部事务,不要涉及对方弱点与短处。同时,假设双方不是特别熟悉,也不要涉及对方的个人隐私,如年龄、收入等。
交谈的方式
与他人交谈,既要留神概括内容,又要留神表达方式。可根据不同的处境,采取以下几种不同的谈话方式。
一是扩展式。指交谈双方就某些共同关切的问题举行由此及彼、由表及里、由浅入深的议论。
二是评判式。指在交谈过程中听取对方的观点以后,在适当的时刻,以适当的方法,恰如其分地举行插话,来发表自己就此问题的主要看法。
三是倾泻式。指在谈话时对对方毫无留存,将自己的全部想法都全盘托出,也就是人们通常所说的“开启天窗说亮话”。
四是静听式。指与别人举行谈话时,自己主要是洗耳恭听。
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五是启发式。指交谈中的一方主动扶助不善表达的另一方,在话题的选择或谈话的走向上给对方予以引导、支持、激励,以扶助对方在谈话中得以采用恰当的方法来阐述自己的见解和看法。
六是腾跃式。指在交谈过程中,某一话题在无人响应时,为制止谈话者感到难堪,或者是谈话展现冷场,因而跳出原先谈论的范围,转而挑拣出令大家都感兴趣的话题。