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物资采购招标管理规定
(2016年3月30日总经理办公会讨论通过)
内部文件,切勿外传
目的1
范围1
职责1
5招标纪律8
6相关文件10
7记录
10
物资采购招标管理规定
为了规范河南和馨实业的物资采购招标工作(以下简称招标),确保招标工作合法、有效进行,保证采购质量,控制采购成本,提高工作效率,维护公司利益,根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法规,制定本规定。
2范
匚二)
本规定适用于公司各类设备、物资的采购招标活动。
公司总承包的工程项目以及公司生产经营所需的设备、物资的采购,达到下列标准之一的,必须进行招标:
工程重要设备的采购,单项合同估算价在50万元人民币以上的;
一般设备/物资的采购,单项合同估算价在100万元人民币以上的;
a)与设备、物资的提供相关的加工、服务的采购,单项合同估算价在30万元人民币以上的。
b)年采购量在30万元人民币以上或者常年性使用的办公耗材、生产用原材料须实行一次集中招标、分批进货的招标采购办法,以降低成本、保证质量、控制库存。
。
3职责

招标工作由公司招投标领导小组统一领导。招标采购部、各事业部或子公司、
项目管理部、项目经理部、投资融资部、成本合约部、经营计划部、财务部等
部门共同协作完成招标工作,并承担各自职能范围内的任务与责任。重大招标项目应报董事会批准。公司采购招标工作的组织结构如下:
招投标领导小组
招投标领导小组是公司招标工作的领导和决策机构。
招投标领导小组由公司部分董事及总经理班子全体成员组成。公司总经理任组
长,分管副总经理任副组长。

招标工作组
针对具体的招标项目,设立招标工作组,负责具体组织、实施招标及评标工作,
包括招标文件的编制、发售;对投标的技术、商务评审;与投标人的正常联系;开标、评标过程的组织等。招标工作组一般由技术组、商务组、会务组等组成。
技术组组长由公司副总工程师或事业部部长担任,项目经理和/或设计经理任副组长。技术组成员由相关专业工程技术人员组成,必要时可外聘专家。
商务组组长由公司副总经济师或招标采购部部长担任,项目经理和/或采购负责人任副组长。商务组成员由采购主管及成本合约部、经营计划部、财务部等部门人员组成。
委托招标
当需要委托招标代理机构代理招标时,应报请公司招投标领导小组批准;招标

采购部、项目经理部、事业部等应协助招标代理机构作好招标工作。
4招标工作程序
招标工作流程
采购申请
1
确定入围厂商编制招标工作计划
编制招
标文件
发出投标邀请函
招标申请
标前
-会
1
r
开标
1
评标
定标、发预中标通知书
合同谈判及签订
工作内容
承办者或组织者
1•填报招标申请书;
2•报送招标采购部负责人审核;
3•报送公司分管副总经理批准。
采购负责人
1•编制招标工作计划书,汇总入围厂商的初步名单;
2•报部门领导审核;
3•报分管副总经理批准。
采购负责人
1•招标文件技术/商务部分的编制;
2•招标文件合成;
3•招标文件报审。
设计经理/采购主管采购主管采购主管
1•发出投标邀请函;
2•发售招标文件。
采购主管
1•召集并主持标前会;
2纪要报分管副总经理。
商务组组长
1•开标会务组织;
。
采购主管会务组项目经理
1•组织阅读投标文件汇总澄清问题;
2•发出并接收厂商澄清报告;
3•组织技术澄清;
4•组织技术评分,形成技术评审意见;
5•组织商务澄清;
6•组织商务评审,形成商务评审意见。
商务/技术组组长采购主管会务组
技术组组长
商务组组长
1•向招标领导小组汇报;
2•招标领导小组审阅评标报告,确定中标方;
3•发出预中标通知书。
商务/技术组组长、副组长
采购主管
1•组织合同技术协议的谈判与签订;
2•组织合同商务条款的谈判;
3•合成合同文件,并报批。
技术组组长商务组组长采购主管

采购负责人依据采购申请编制招标申请书(格式见附件1)。招标申请书应明确招标范围,并提出标段划分、招标方式的建议。招标申请书还应包括对招标项目背景的概要介绍。
招标申请书由招标采购部门负责人审核,报公司分管副总经理批准。

采购负责人负责招标工作计划书的编制(格式见附件2)。招标工作计划书的主要内容包括:
•招标及评标组织机构;
•入围厂商名单;
•招标时间及工作安排。
入围厂商原则上应在公司合格供方名册中选取;名册外的厂商必须经过资格预审,重要设备还应进行实地考察。入围厂商名单应充分吸纳请购部门、设计部门以及其它相关部门的推荐意见。入围厂商数量不得少于3个,原则上不限定合格入围厂商数量的上限。
招标工作计划书由招标采购部门负责人审核,并报公司分管副总经理批准。
招标文件的编制及审批
项目设计经理负责组织招标文件技术规范部分的编制,并提交副总工程师审查签字。
采购主管负责招标文件商务部分的编制,并提交副总经济师审查签字。
采购主管负责招标文件的合成及送审,招标文件审批表格式见附件3。招标文件的编写部门应根据审核意见,对文件进行必要修改。
招标文件由公司分管副总经理批准。合同估价在500万元以上的招标项目,招标文件还应由招投标领导小组另外一名以上成员(含一名)会签。
投标邀请及标书发售
公开招标的项目,按国家相关法规的规定,以招标公告的方式向不特定的供应商发出投标邀请。
邀请招标的项目,采购主管负责向入围厂商发出投标邀请函,并做好跟踪、确认工作。当潜在投标厂商不足3家时应及时调整采购方式。
采购主管在收到入围厂商的投标确认函后,向其发出招标文件,并由财务部按规定标准收取标书编制成本费,开具收据。
招标文件编制成本费的收取标准为:
•估价在50万及以下的招标项目,原则上不予收费;
•估价在50万-200万的招标项目,收费500元;
估价在200万-500万的招标项目,收费1000元;
估价在500万-1000万的招标项目,收费3000元;
估价在1000万元及以上的招标项目,收费5000元。
标前会
商务组组长在投标截止日前组织相关部门召开标前会。标前会讨论并确定以下内容:
评标工作日程;
开标方式及程序;
评标的细则和办法;
会务指南(招标工作组成员用)及会务须知(投标人用);
其它有关事项。
标前会纪要应报送公司分管副总经理。合同估价超过500万元的招标项目,必要时应邀请公司招标领导小组成员参加标前会。
开标
开标原则上在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行,开标地点为招标文件中预先确定的地点。
开标由项目经理(或请购部门负责人)主持,采购主管负责通知公司相关部门人员并邀请所有投标人参加。
开标应按标前会确定的程序进行,做好记录,并由开标成员签字。
投标人应提供投标保函(或投标保证金),保证金金额为合同估价的1-2%。财务部负责对投标保函(或投标保证金)的有效性予以审核,并登记、保管。
评标
技术组和商务组在各组组长的组织下,分别阅读投标文件的技术和商务部分,提出澄清问题,汇总成技术、商务澄清函并由组长签字后,由采购主管及会务组统一提交给投标人。
采购主管及会务组负责通知投标人按招标日程确定的时间及顺序参加技术、商务澄清答疑。澄清答疑分别由技术组和商务组组长主持。
以澄清答疑过程中确认的技术参数为基础,允许投标人提交调整报价。调整报价随正式的技术、商务澄清报告一起,经投标授权代表签字后,在规定的时间内提交到会务组。调整报价必须密封。
调整报价的开启必需符合标前会确定的原则。若公开开启价格标,。当决定采取非公开方式开启价格标时,则由商务组组长组织,商务组成员参加,内部开启价格标。
商务组组长组织商务组对投标人的资信、资质、报价等商务要素进行评审,并按附件6格式填报商务评审意见。
技术组组长组织技术组对投标人的技术能力、产品技术性能等进行评审,小组各成员独立进行技术评分。评分表交由技术组组长、副组长汇总,并由其填写技术评审意见(格式见附件7)。
定标
评标结束后5个工作日内,招标工作组应向公司招投标领导小组汇报评标情况。参加汇报的人员应包括:技术/商务组组长、副组长、招标采购部部长,以及招投标领导小组临时指定的其他一名组员。
招投标领导小组综合技术、商务评审意见,共同讨论决定预中标人,并签署定标意见(格式见附件8)。
招投标领导小组内的董事会成员意见一致时对招标结果有一票否决权。
否决全部投标
发生以下情况时,可以否决全部投标:
a)投标截止时,实际投标少于3家;
b)经评审,确认所有的投标都不符合要求。这包括但不限于以下几种情况:
所有投标均不满足技术规范的要求;
所有投标报价均偏离正常的市场价格水平;
所有投标均未对招标文件作出实质性的响应。
有串通投标的行为;
明显缺乏竞争。

分析
原因
否决全部投标时,招标工作组应向招投标领导小组提交书面报告,说明理由,
,应当重新招标。

a)采购主管根据公司招投标领导小组定标意见,向投标人发出预中标通知书,并通知谈判的具体时间、地点。
b)技术组组长负责组织与预中标人的技术谈判,并签署技术协议书;商务组组长负责组织与预中标人进行商务谈判。
完成技术协议的草签和商务谈判后,采购主管负责合成合同文本,并按《合同评审程序》将合同送审,最后由公司总经理或授权人签署合同。
若未能与预中标人达成协议,应及时向招标领导小组汇报。

合同签定后,采购主管应按公司档案管理规定将以下资料归档:
a)招标文件及审查记录;
b)投标文件(正本)及书面技术、商务澄清文件(包括调整报价)。
c)招标、评标过程文件,如:招标申请、厂商资格审查意见、招标工作计划书开标记录、商务/技术评审意见、领导小组定标意见等;