业主委员会工作规则(参考文本).doc

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XXXXXXXXXXXXXXXXXX区
业主委员会工作规那么〔草案〕
目录
一、业主委员会职责
二、业主委员会委员工作守那么
三、业主委员会会议
四、会计工作规定
五、应向全体业主公示的内容
六、业主委员会档案管理
七、印章的使用与保管
八、离职离任移交工作
九、附那么
一、业主委员会职责
业主委员会〔以下简称:业委会〕是业主代表大会的执行机构,履行以下职责:
执行业主代表大会的决定和决议,按期完成,如遇特殊原因,应向业主代表大会书面说明原因,并提出解决方案;〔住建部的指导规那么35-1〕
每年不少于一次召集业主代表大会会议,报告物业管理区域内物业管理实施情况;〔住建部的指导规那么35-2〕
代表业主与业主代表大会选聘的物业管理效劳企业〔以下简称:物业公司〕签订物业效劳合同。与物业公司的合同期限,原那么上三年一签,也可根据实际情况作出调整。每年组织对已签约的物业公司的效劳质量进行过半数的业主民意问卷式调查,并将调查结果报告业主代表大会。〔住建部的指导规那么35-3〕
及时了解业主、物业使用人的意见和建议。
业委会应在物业管理区域内设置意见箱,每周一指定专人负责开箱收集业主各方面的建议和意见;
每天下午1:30-4:30在指定办公室轮流值班,负责接待业主投诉,听取业主的意见和建议,处理业委会的日常事务及处理与物业公司的各类事务,并做好值班记录。
根据了解、收集、证询到的各种业主的意见和建议,进行分类统计、分析,形成议案或提案交业主代表大会讨论、审议和决策。〔住建部的指导规那么35-4〕
监督和协助物业公司履行物业效劳合同。对于业主因相关故障向物业公司报修,物业公司不能及时解决问题的,业委会在收到业主请求帮助的信息时,应积极代业主出面向物业公司提出书面意见,并协调、催促物业公司解决问题并做好记录备案。〔住建部的指导规那么35-4〕
监督?XXXXX区管理规约?的落实及实施,催促相关各方遵守规约,履行相关合约之各项义务。对于违反?CCCCC区管理规约?的行为在相关法律法规、规约、制度的框架下进行合理合法的处理。〔住建部的指导规那么35-5〕
催促业主交纳物业效劳费及其他相关费用。对于因物业公司的不作为导致业主的不履行,业委会要依法依规地积极协调当事双方,确实属于物业公司问题的,应催促物业公司解决问题,并在问题解决之时催促业主履行义务,合理的保护业主的利益。
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〔住建部的指导规那么35-6〕
根据业主代表大会通过的?关于专项维修资金的筹集和使用规定?,组织和监督专项维修资金的筹集和使用,并将筹集和使用情况及时公示,接受业主的质疑。〔住建部的指导规那么35-7〕
维护小区的和谐,积极参与调解业主之间因物业使用、维护及管理方面产生的矛盾和纠纷,并在相关法律、法规、规那么、制度的框架下妥善处理,必要时可借助110,街道或社区、派出所等社会力量,努力化解邻里矛盾。〔住建部的指导规那么35-8〕
10、严格执行财务管理制度及其他有关制度,真实、准确、及时记录财务各项收支,做到收入及时入账,不截流、不挪用;支出有手续、有合法依据。按季向全体业主公示财务收支情况,接受业主代表大会或业主的监督。
11、按档案管理要求,负责业主代表大会以及业主委员会各类文件、合同、协议等档案的保管,以及负责会计档案的保管;按有关规定保管、使用印章。
12、妥善保管、平安使用各固定资产和低值物品、办公用品,如有成心损坏的行为,责任人应赔偿损失,情节严重的,应按法律途径追究其应负的经济责任。
13、受业主代表大会委托,负责与物业管理区域所辖的房产行政部门、社区、街道、派出所等政府机构协调沟通,并配合政府部门做好政府要求协助的各项事物,并接受其指导与监督。
14、负责监督新聘物业公司与解聘物业公司的移交,移交内容包括〔但不限于〕:
竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
设施设备的安装、使用和维护、保养等技术资料;
物业质量保修文件和物业使用说明文件;
物业管理所必需的其他资料;
物业公司承接物业时查验事项有关的文件、资料和记录等档案;
业主名册;
物业公司经营时期的所有有关档案。
上述1-6项资料物业公司在前期物业效劳合同终止时将上述资料移交给业委会。
〔物业管理条例29条〕
15、业委会委员应加强对各项法律、法规、规章制度、条例、规定等的学以及效劳水准;同时采取有效方法对物业管理区域内的业主进行遵章守纪、社会公德方面的宣传教育,提高业主自主管理的意识和能力。
16、履行业主代表大会和物业管理区域所辖各级有关政府部门依法赋予的其他职责。
17、接受业主代表大会的书面委托,业委会负责起草或修改业主代表大会委托范围内的规章制度等文件,组织业主小组讨论修改、公示,并将草案按?业主代表大会议事规那么?相关规定交由业主或业主代表大会审议表决。
18、业主委员会换届选举时,其业主委员会在业主代表大会书面委托下,可对以下文件在执行过程中发现的问题进行评估,并提出修改意见交各业主小组讨论,并根据讨论汇总的意见再次进行修改,并公示,交由全体业主表决:
1〕?业主代表大会议事规那么?
2〕?业主管理规约?
3〕?业主委员会工作制度?
同时须向业主代表大会提交审议的工程还有:
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4〕?业主委员会工作报告?
5〕?财务决算报告?
6〕有关业主动议的各项提案
7〕?物业公司效劳质量调查结果报告?
8〕其他业主代表大会要求提交的资料报告等
19、业主代表大会年度会议召开时,业委会须向业主代表大会提交审议的工程有:
1〕?业主委员会工作报告?
2〕?物业公司效劳质量调查结果报告?
3〕?财务决算报告?〔上一年度的〕
4〕?财务预算报告?〔本年度的〕
5〕有关业主动议的各项提案
6〕其他业主代表大会要求提交的资料报告等
二、业主委员会委员工作守那么
1、公平、公正、积极、认真的执行业主代表大会赋予的各项工作,履行业委会的各项职责;
2、不以权某私、不挪用属于业主全体所有的公共资产、资金,不贪污公款,不侵害业主的合法利益;
3、保证安排出必要的时间,为全体业主效劳;
4、严格职业操守、社会公德,在处理具体事务时,要有耐心和理性,合理合法地协调业主之间、业主与物业公司之间、业主与业主代表或业委会之间的关系,维护物业管理区域内的安定与和谐;
5、委员及其近亲属不得在为本物业管理区域内提供物业效劳的物业效劳企业、机构中任职,回避与本职工作或有利害关系的人与事,求得最大限度的公平与公正,获得大多数业主的认同与支持;
6、模范执行物业管理区域内的各项规章制度,模范履行业主义务;
7、模范执行首问接待负责制。即:第一个接到业主投诉的委员,必须接待〔接受〕该业主的投诉,做好记录,能解答的负责解答,当场不能解答的,须说明受理,并向业委会提交问题,共同讨论后,及时答复业主处理意见,并协调解决问题。整个过程需由第一个负责接待的委员跟踪落实并向业主回复,不得借任何理由互相推诿、扯皮。
8、不得以业主委员会的名义从事与物业管理区域内物业管理无关的活动;
9、在本物业区域内利用公共设施、设备、场地等进行的一切经营活动,其收入归全体业主所有,任何个人或单位未经业主代表大会表决同意不得擅自挪用。
业主委员会委员如有违反工作守那么,将由业主或业主代表按议事规那么有关规定启动程序,终止委员的资格。
三、业主委员会会议
1、业委会会议分为定期会议、临时会议和其他会议
定期会议:每季定期召开,于每季第1周安排会议。
临时会议:经三分之一以上〔含三分之一〕业委员委员或业委会主任提议,应当在7日内举行。〔住建部的指导规那么37〕
其他会议:组织召开业主代表大会定期会议或临时会议之前,需要先行召开业委员准备工作
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会议。
2、业委会会议规那么:
1〕业委会会议由主任负责召集和主持,主任因故不能履行职责的,可以委托副主任召集。〔住建部的指导规那么38〕
2〕业委会委员因故不能参加会议的,应提前1-2天向业委会主任或会议召集人提出书面说明,不能委托其他委员代行其职。〔住建部的指导规那么38〕
3〕业主委员会会议须有过半数委员出席方可召开,作出的决定须有全体委员〔即应到人数〕人数过半同意方为通过。〔住建部的指导规那么38〕
4〕鉴于XXXX小区C区或D区各自存在的不同问题,业主委员会应充分考虑到C、D区的不同情况,在做出决定的时候,须以当事区大多数委员的意见为主,另一区的委员须支持当事区多数委员的意见并给于全力配合。考虑到D区只有4名委员,在决定D区的事项时如遇二种意见相持的情况,可听取D区业主代表大多数人的意见。
5〕除临时会议外,会议召集人提前5日将会议通知及有关会议内容或资料送达每位委员审议思考;临时会议也应提前1-3天将所议之事通知每位委员。
6〕业委会于组织召开业主代表大会之前,视会议性质,提前10-30天在物业管理区域内公告业委会筹备大会的内容和议程,听取业主的意见和建议,由业主代表负责收集意见和建议并以书面方式递交业主委员会。
7〕每次业委会会议需做好会议记录,并由主持人和记录人签字;涉及业委会会议作出的决定,应当由全体出席会议的委员签字确认,并自作出决定之日起3日内在物业管理区域内公告。〔住建部的指导规那么39〕
3、业委会召开特殊专题会议时,视议题需要可以邀请政府有关部门、或有相关专业特长的人员、或物业公司等单位人员列席。
4、业委会应该当于会议召开7日前,在物业管理区域内公告业主有关业委会会议的内容和议程,听取业主的意见和建议。〔住建部的指导规那么39〕
5、业委会做出的决定,应当在作出决定后3天内,以书面形式,在物业管理区域内向全体业主公告至少14天。业委会公告应该由业委会主任或副主任签字,并加盖业委会公章。〔住建部的指导规那么39〕
6、业主对业委会会议某项决定有疑问的,应该在14天内向业委会书面提出;业委会主任应该在3天内对业主的疑问作出书面解答,并同时将书面解答内容向业委会全体委员书面通报;业委会委员对解答没有提出书面异议的,视作同意解答;业委会应该在业主大会指定公告栏公布业主的疑问和解答。
7、业委会会议做出的决定,不得违反法律、法规、政策的规定,不得违反业主代表大会的决定,不得损害业主公共利益。业委会的决定违反法律、法规、规章,或超越?XXXX区管理公约?和?XXXXX区业主代表大会议事规那么?授予的职权致使相关方面遭受财产损失的,业委会或者相关责任委员应该承当民事赔偿责任;但在业委会相关会议中对业委会决定表示反对并记载于会议记录的委员不承当责任。
〔住建部的指导规那么39〕
四、会计工作规定
〔一〕会计设置
业委会在运作过程中所有的收支须建立账薄登记,收入的资金应按有关规定开立银行账户存入。现金和银行存款的收支、账薄的登记,由业主代表大会授权委托签约的物业公司财务人员
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代理,在业委会委员中指定一个有会计〔或经济〕专业特长的委员〔以下简称:财务委员〕负责所有财务管理事项。
〔二〕财务收支流程
1、业委会的各项收入:
现金收入:由财务委员开出?收款通知书?一式二联,自留一联,另一联交经办人随款项送交物业公司财务部代收,物业公司财务收到款项后,开具收据一式四联,一联存根,一联做账,一联由交款人返回给财务委员,一联交款人自留备查。
银行转账收入:物业公司在收到银行转来的收款凭证〔俗称水单〕后,复印一份交财务委员以备核对。
2、业委会的各项支出:
现金支出:发生费用报销,由报销人填写?费用报销单?,将原始发票等支出凭证按会计要求的粘贴方式粘贴在报销单的后面,报销原始发票很多时,可以另找同样大小的纸张另行粘贴整齐附在?费用报销单?后面。?费用报销单?由经办人、财务委员、业委会主任签字。
报销人凭着签字的?费用报销单?至物业公司财务部报销〔物业公司须审查有无规定的三人签名,如果手续不符,有权拒绝报销,如果手续不齐擅自报销,发生的损失由物业公司承当〕。
银行支付:如果需要转账支票,异地汇款等银行转账支付方式的,由经办人填写?付款申请审批单?,详细写明事项、日期、汇入单位名称、开户银行、账号,金额大小写等,有合同或协议或其他资料都要附在后面,报财务委员审核签字,业委会主任审查签字。物业公司财务部接到手续相符的?付款申请审批单?严格按单支付。
审批权限:
支付金额1000元以内的:财务委员审核签字,业委会主任审查签字;
支付金额在1000元以上的:须有业主委员会全体委员讨论确认,由财务委员、业主委员会主任依据书面会议纪要签字。
〔三〕、其他规定
1、物业公司财务部留有业委会委托保管的现金不能超过1000元,超过局部须当日存入银行。业委会财务委员应不定期的抽查。发现问题及时纠正。
2、物业公司财务人员应按要求每日向业委会财务委员上报资金变动表,〔可用电子邮件发送,当日无变动的不须报〕
3、业委会财务委员于每个季度初将上一季度业主委员会财务账目收支明细情况在小区指定位置公示,公示资料应有全体业主委员会成员签字,每次公示期不少于15天,接受全体业主监督。
4、财务印鉴章的保管与使用:财务印鉴章二枚,由物业公司与业委会财务委员分别保管,盖章时须认真核对信息,无误前方可盖章。
5、业主委员会主任、财务委员任期未满离职的,业主委员会换届时须委托第三方会计事务所进行专题审计,业委会有关人员会同物业公司财务有关人员全程配合,并负责解释审计发现的各项疑问。
6、严格按照?XXXXX区业主代表大会议事规那么?中有关经费的收入、支出规定执行,不得擅自扩大开支范围,本着开源节流的原那么为广阔业主效劳,改善小区的环境和业主集体福利等。
五、应向全体业主公示的内容
业主委员会应及时在本物业管理区域内指定位置向业主公布以下情况和资料:
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〔住建部指导规那么36〕
1、业主代表大会通过的?XXX区管理规约?、?XXX区业主代表大会议事规那么?、?XXX区业主委员会工作规那么?;
2、业主代表大会通过的各项规章制度;
3、业主代表大会和业主委员会做出的各项决定;
4、业主委员会代表业主与物业效劳企业签定的效劳合同;
5、专项维修资金的筹集、使用情况;
6、物业共有局部的使用和收益情况;
7、占用业主共有的道路或者其他场地用于停放汽车车位的处分情况;
8、业主代表大会和业主委员会工作经费的收支情况;
9、其他应当向业主公开的情况和资料。
六、业主委员会档案管理〔住建部指导规那么40〕
〔一〕业委会应管理〔包含但不限于〕的档案类别如下:
1、每一次业主代表大会、业主委员会、各业主小组会议生成的会议记录、纪要等;
2、业主代表大会、业主委员会、各业主小组书面文件形式的决定;
3、业主代表大会通过的?XXXX区管理规约?、?XXXXX区业主代表大会议事规那么?;
4、与物业效劳企业签订的物业效劳合同,以及各类型的书面协议、订单、工程预〔决〕算书、报价表〔单〕等;
5、业主代表、业主委员会委员、业主委员会选举资料,以及涉及到的备案资料;
6、有关专项维修资金筹集和使用的资料、账目;
7、所有财务收支的凭证、账册、报表以及纳税资料等会计档案;
8、所属物业管理区域内的业主名册、历届业主代表名册;
9、业主的书面投诉资料、业主的书面建议和意见;接待业主投诉、建议和意见的记录簿,包括接待电话记录等资料;
10、其他应当存档的资料。
〔二〕保管、查阅、核销
1、按档案管理要求,合理分类,文件编号,按日期顺序或年度整理,装订成册,编制档案目录;
2、近期〔3年内〕档案应按类别进文件柜存列;
3、超过3年的档案可采用装箱〔纸箱〕保管,装箱时,应将箱内档案编制清单,贴在箱子的上面和侧面,档案目录上应注明号箱,便于不时之需时查阅;
4、档案存放应充分考虑防潮、防霉、防虫、防火、防水、防盗的因素,又要考虑方便查阅;
5、共性问题有5人以上业主共同提出查阅档案要求、个性问题相关业主提出查阅相关档案要求,业主委员会应无条件在业主提出要求后三个工作日内提供档案给业主查看,并在查阅簿上记录查阅日期、查阅人、查阅内容、等信息;
6、原始档案原那么上不外借,查阅人要求提供复印件的,业主委员会须予提供复印件,并在复印件上加盖与原件相符的印章,并在查阅簿上写明提供复印件;
〔5、6条根据郁意见修改〕
7、如有司法、税务等国家部门需要调〔借〕阅原始凭证的,在外借时,写好借阅档案的名称、档案编号,数量等清单,请借阅经办人签字或盖章。收回档案时按借阅清单点收、归档;
8、档案保管期限,视档案类型,保管年限原那么上为:
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1〕重大效劳合同、工程工程合同及预决算书、专项维修资金相关档案、会计档案等经济类档案永久保存;
2〕其他档案〔不包括在生〔有〕效期内的档案〕10-20年。
9、对于其他档案,因年份时间太长,过了保管期限的,确实需要销毁的,应编制销毁清单,向业主〔代表〕大会书面报告提请批准销毁,由业主〔代表〕大会确定是否需要销毁。
10、经业主〔代表〕大会决议同意销毁的档案,应由业主代表、业主委员会分管档案的委员,业委会主要负责人在场监督销毁或送无锡市档案管理部门指定的地方统一销毁。
七、印章的使用与保管参照紫金的议事规那么有关条款
1、业主代表大会印章、业主委员会印章由业委会指定专人保管,并建立印章使用登记簿;
2、业主代表大会印章、业主委员会印章须经业委会主任签字同意后由印章保管人使用印章,并在印章使用登记簿登记,经办人签名;
3、签订物业效劳合同和水、电、气等供用合同等对外行使权利的,应当使用业主代表大会印章,由业主代表大会作出使用决定;
4、处理业主代表大会、业主委员会内部公共事务的,使用业主委员会印章,由业主委员会作出使用决定;
5、未按规定使用印章或擅自使用印章的,由印章保管人和相关责任人承当责任,造成经济损失或不良影响的,依法追究印章保管人及相关责任人的相应责任;
6、印章保管人须妥善、平安的保管印章。如因保管或管理不善造成印章遗失的,除按规定在当地主要媒体上声明遗失,并重新按规定新刻印章外,如有造成经济损失或不良影响,保管人、责任人,业委会主要负责人承当相应责任及后果。
八、离职离任移交工作
1、印章保管人因任何原因离职的,须当离职之前向新接任的保管人移交所有印章、印章使用登记簿等相关资料,由业委会负责人或业主代表大会委派业主代表监交,并三方在移交清单上签字。
2、财务委员因任何原因离职的,须当离职之前将所有保管的会计档案编制移交清单,向新接任的财务委员移交所有会计档案,由业委会负责人或业主代表大会委派业主代表负责监交,三方在移交清单上签字。
3、业委会负责档案保管的委员因任何原因离职的,须当离职之前将所有保管的档案编制移交清单,向新接任的档案保管人移交所有档案,由业委会负责人或业主代表大会委派业主代表负责监交,三方在移交清单上签字。
4、业主委员会任期届满换届,由业主代表大会选举产生新一届业主委员会的,前业主委员会须当自新一届业主委员会产生之日起10日内将期保管的业主代表大会、业主委员会的所有印章移交新一届业主委员会,由业主代表大会派业主代表负责监交,三方在移交清单上签字。
5、业主委员会任期届满未极时换届改选或业主委员会集体辞职的,前业主委员会应当在任期届满之日起10日内或委员集体辞职之日起5日内,将其保管的所有的印章、档案编制清单交由物业管理区域所辖的房产行政管理部门或社区代为保管。
九、附那么
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