商场员工档案管理规范.doc

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商场员工档案管理规范
商场员工档案管理规范
员工档案管理规范
一、目的
本程序规定了企业员工内部档案管理及外面档案管理细则,充分利用档案的作用,
提高科学管理水平,有效地为组织、人事管理工作服务。
二、适用范围
本管理规范适用于企业员工内部档案及外面档案的管理活动。
三、职责

保留、积累历史资料;
收集、判断、整理;
登记员工的职务、工作变动情况;
办理人事档案查阅、借用和转递;
检查人事工作情况,拟定规章制度;
做好安全、保密、保护工作;
为人事工作供应人才信息;
为相关部门供应员工基本情况;
搞好人事档案管理的业务建讲和指导;
办理其他相关事项。

1)员工外面人事档案由人力资源部集中一致委托职介存档。
2)总部员工、店内员工内部档案由人力资源部负责保留管理。
四、作业程序

员工内部档案于每个月考勤统计截止今后10日内建档;
企业正式录取员工的外面档案应于转正后一个月内办理调下手续;
辞(退)职员工的外面档案应于离职后一个月内办理转出手续;
兼职、临时人员的档案不调入;
离职员工内部档案自离职日起保留二年后的年终销毁,由人力资源部
门档案负责人管理;
离职员工外面档案自离职次月停止缴纳存档费,由人力资源部转存个人户。

1)内部档案资料收集
简历表、登记表等表格资料:
应聘员工登记表
员工录取审批表
劳动合同
保密协议
担保书
试用期核查评定表
录取、异动、奖惩等文件资料
照片
身份证复印件
学历证书复印件
职称证书复印件
涉及到员工季度核查、薪资、奖金分配等机密文件,由薪资主管单独保留。
2)外面档案资料收集
员工档案主档:简历资料、自传资料、判断资料、学历资料、政审资料、党团资料、奖励资料、处分资料、任免资料、派遗证、其他
员工人事档案副档:行政关系、薪资关系
养老保险转移资料
失业保险转移资料
医疗保险转移资料
住所公积金转移资料

商场员工档案管理规范
商场员工档案管理规范
商场员工档案管理规范
1)立卷
立卷是以个人为单位,一人一册的原则。
卷内文件的整理:文字资料、表格资料、情况变动
2)模卷的排列
以企业为大卷宗;
以部门为分卷宗;
以个人册为小卷宗。
3)模卷的编制
内部档案编制→
。
。
企业名称、部门名称、编号、姓名
外面档案分类→
。
。
4)内部、外面档案均在电脑内建立档案库。

1)检查核对,如期清理;
、连续性、明确性。

充,离职
员工剔除。
2)人事档案资料不齐的及时补充缺少文件、表格。

1)查阅原则
因工作需要查阅、借用时,办理登记、审批手续。
2)查阅范围
→外面档案:
、调档、查阅和改档。
商场员工档案管理规范
商场员工档案管理规范
商场员工档案管理规范
。
→内部档案
。
、主管副总、总监有权查阅分管员工档案。
3)同级之间不可以相互查档。
4)下级不可以查阅上级档案。
5)其他人无权查阅员工档案。
6)程序和手续
→填写“档案查阅登记表”:
,原由,内容
,职务
、复印
→查档人员在人力资源部登记查阅,原则不外借。

1)随时察看、认识员工的工作活动情况、思想言行、业务水平和个人素
质。
2)外面档案作为企业为员工办理各样社会保险的重要依照:
养老保险、大病医疗、失业保险、住所公积金
各样保险代缴日期自档案调入次月开始。
员工档案存入企业集体户内的供应相关的人事管理服务。
招聘手续、转正定级、工龄判断、职称评定、婚育证明、出国
手续证明

1)外面档案调入
每个月21-30日,档案负责人办理员工档案调下手续;
审察员工申请和店长、部门经理签字;
发调令,档案由自己自带转来;
审察档案内相关资料齐全与否:主档、副档、档案资料
自己填写存档表后到总办盖企业章;
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次月5日前转入企业委托存档单位,并核对委托存档人数;
外面档案将作为企业员工办理各样社会保险的重要依照。
2)外面档案调出
,在每个月21-30日;
负责审察调出函,档案由自己自己转出;
自动离职者档案由企业出证明转入个人户;
次月5日前转移档案时,并核对委托存档案人数。

外面档案由企业一致负责缴费。
辞(退)职员工未提档者应于提档时,自离职次月开始补交存档费。

培训协讲和培训花销由人力资源部负责办理;
培训中心培训计划、内容、教材、考勤、核查试卷等资料由培训中心存档;
培训中心记录、总结、核查结果等资料存入人力资源部员工内部档案。
参加企业外的培训,相关的资料由人力资源部存档。
详尽操作与培训中心协商。

1)收集资料(同前部份档案资料收集);
2)电脑录入、保留档案资料时限;
人事助理于员工报到当日录入员工基本信息资料;
员工其他人事异动资料录入,自审批后汇总到人力资源部5日内;
从各店调入总部员工档案录入自实质执行并将档案传至人力资源部5日内;
3)电脑档案的录入和编写
由负责档案管理的人员完成;
任何人未经人资经理或副总赞同,不得擅自录入和编写、复制;
商场员工档案管理规范
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商场员工档案管理规范
4)电脑档案资料整理、排列、编制同员工内部档案管理。
5)电脑档案资料判断
,清理电脑中档案信息;
人事档案资料不齐的及时补充缺少文件和表格。
6)电脑档案资料统计和利用
每个月21日前为人力资源部门经理、各人事主管供应当月人事异动汇总
信息、
统计、解析的报表。
内容总结
(1)员工档案管理规范
一、目的
本程序规定了企业员工内部档案管理及外面档案管理细则,充分利用档案的作用,
提高科学管理水平,有效地为组织、人事管理工作服务
(2)二、适用范围
本管理规范适用于企业员工内部档案及外面档案的管理活动
(3)收集、判断、整理
(4)做好安全、保密、保护工作
(5)
1)员工外面人事档案由人力资源部集中一致委托职介存档
(6)2)总部员工、店内员工内部档案由人力资源部负责保留管理
商场员工档案管理规范
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