储值卡管理规定.docx

该【储值卡管理规定 】是由【燕子】上传分享，文档一共【16】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【储值卡管理规定 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。Preparedon24November2020
储值卡管理规定
储值卡管理办法
为确保储值卡发放流程的准确、顺利,保证储值卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效,制定本办法。
储值卡的进销存业务通过“会员管理系统”进行管理。系统由市场部、财务结算中心、各门店服务中心、收银部、财务部相关人员操作,各部门均须配备相应业务负责人,并明确责任。
第一条职能分工
(一)市场部负责储值卡的需求统计、定制、验收、写磁、售后服务(换卡除外),同时负责储值卡全面管理。
(二)财务结算中心负责储值卡的注册、分发、换卡。
(三)信息中心保证会员管理系统的正常运行,及时解决系统出现的问题。
(四)各门店财务部负责储值卡的需求上报、领用,并且监督储值卡的使用;服务中心负责储值卡的销售、问题卡的处理;收银部负责储值卡销售时的收款。
第二条办卡流程
1、内部员工办卡流程(不含服务台人员):
各门店员工办卡均可到服务台进行办理,主要步骤:办理人交现金——询问员工编号——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——核对资料——交还办卡人储值卡及电脑小票。
2、服务台员工办卡流程(仅限本店服务台人员)
门店服务台员工办卡均可到服务台进行办理,主要步骤:办理人交现金——询问员工编号——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——核对资料——交还办卡人储值卡及电脑小票——办卡人登记——授权人签字确认
备注:办卡授权人不得自行操作该系统为本人办卡;
3、顾客办卡流程:
顾客办理储值卡均可在各店服务台办理,主要步骤:办理人交现金——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——告知使用方法及注意事项——交还办卡人储值卡及电脑小票
第三条办卡额度授权及监督办法
(1)根据充值额度,操作人员必须为授权人员,不得越级操作,若授权人员或审核人员因调休或外出必须有一方在场方可操作,否则视同违规操作。
(2)审核人员因调休或其他原因不能到场,可按金额升序依次上调审核人员,直到店长级,如:因前台主管不在可由防损员进行审核;若无监督人和审核人签字,视同违规处理。(后附《办卡授权及监督登记表》)。
(3)因授权人员不在场,其他人员代操作或代监督、审核,必须在《办卡授权及监督登记表》例外栏上说明原因,并有授权人员签字确认。
第四条储值卡管理业务流程
(一)空白储值卡的定制
。市场部根据市场需求,确定空白储值卡的面额及相应数量,并进行设计定稿(卡面的内容、卡号的准确、卡的磁性)。
。市场部负责按批次随机抽检10张空白储值卡。
。市场部负责空白储值卡的保管,并建立《空白储值卡库存登记表》(附件2)。
(二)充值交付
。各门店制定次月储值卡需求计划表,由财务部于当月5日前报财务结算中心。
。每月8日前,财务结算中心根据储值卡需求和市场部提供的卡号,注册相应的储值卡信息,制作《储值卡注册单》(附件3)一式两联,一联由财务结算中心记账,一联交市场部留存。
。信息中心根据财务结算中心提供的《储值卡注册单》进行刷卡写磁,于当月22日前完成(遇中秋、春节两大节日,提前1个月内分批完成)。在刷卡写磁前应核对每盒储值卡的初始卡号,并在刷卡写磁充值后进行复核,以核实卡号的准确性,复核率须不低于5%。
对无法刷卡写磁的废卡,由财务结算中心制作《储值卡注销单》(附件4)一式两联,财务结算中心与市场部各存一联,分别进行注销、封存。
。市场部与财务结算中心在《储值卡部门交接单》(附件6)上签字后,将已充值的储值卡交付财务结算中心。财务结算中心以《储值卡部门交接单》作为记账凭证,根据此表进行入账,形成储值卡的库存。
财务结算中心核实已写磁储值卡与《储值卡注册单》数量是否一致,于每月24日前入账。
(三)门店领用及保管
门店每月25日起到财务结算中心领用本月储值卡。财务结算中心根据门店报送储值卡需求,制作《储值卡申领单》(附件7)一式两联,一联由财务结算中心留存记账,一联由门店留存记账。
清点后的储值卡,须在包装后加上封条,至分店后存入银库,由两人以上共同启封。服务中心到财务部领用储值卡时,须制作《储值卡申领单》,一式两联,一联由门店财务留存记账,一联由服务中心留存记账。每日下班后,服务中心须将剩余储值卡加封,存放于银库。
(四)门店销售
《储值卡售卡单》(附件8)(一式两联,一联由服务中心记账,一联由收银部记账),并根据顾客要求的支付方式选择“开通类型”。
《储值卡售卡单》到指定收款台,收银员根据其支付方式进行收款,再在前台销售管理系统的外挂程序中操作,门店服务中心收取顾客带回的已盖章的《储值卡售卡单》,并在会员管理系统中确认储值卡已付款,再发放储值卡。
、收银部每日与服务中心核对单据、收款额。
,门店服务中心应首先确认储值卡无消费记录,方可填写《储值卡退卡申请表》(附件10),经门店总经理签字后,制作《储值卡退卡单》(附件11)进行处理。未经审批,门店服务中心不得私自进行退卡处理。
(1)储值卡已发放时,作退卡操作,应选择“真正退回”,并将储值卡统一交予信息中心处理后,方可再次销售、使用。
(2)储值卡尚未发放时,作退卡操作,应选择“冲红”,方可再次销售。
(五)库存盘点
每月23日由市场部负责空白储值卡进行盘点,财务结算中心、门店财务部、门店服务中心负责对保管的储值卡进行盘点,并详实填制《储值卡盘点表》(附件9)。
公司安排相关部门对储值卡库存状况进行随机抽检。
(六)补磁、重写、换卡
门店服务中心负责问题卡的处理,填制《问题储值卡登记表》(附件5)以收取顾客的问题储值卡,并统一交予信息中心处理,收到顾客储值卡的日期至通知顾客领取的日期,不能超过5天,禁止门店由顾客直接到公司自行处理。
,门店服务中心负责将问题卡统一交予信息中心处理,并填写《储值卡补磁登记表》(附件12)或《储值卡重写登记表》(附件13)。
、卡面折断等原因导致无法使用时,门店服务中心负责将问题卡统一交于公司处理,先到财务结算中心更换无卡号的空白储值卡,并填写《储值卡更换登记表》(附件14),再由信息中心进行重写。《储值卡更换登记表》一式两联,财务结算中心与信息中心部各存一联。
更换掉的储值卡由信息中心封存。
,须查看受理期间此储值卡是否仍有操作,如消费、补磁等,确认没有后方可操作,否则,须落实原因后,再进行相关处理。
(七)储值卡回收
储值卡金额消费为空后,收银员将其收回,在磁条上打孔并剪断作废。如顾客不同意交回储值卡,须在储值卡磁条处作打孔处理后,再交予顾客。
注意事项:
储值卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整,并严格审批流程。
储值卡销售的支付方式不受限制,包括银联卡、支票等,并不得收取手续费,款到帐后方可开通。
第七条收银员受理储值卡支付时,须先刷卡,再输入版面卡号,核对储值卡版面卡号与系统卡号一致后,方可收款。
第八条顾客用储值卡支付时,须在发票上盖“储值卡消费部分不作报销凭证”章。
第九条储值卡不记名、不挂失、不兑现、逾期作废。
第十条违反以上条款者,视情节轻重,处以50—200元不等罚款。
第十一条本办法自发布之日起执行,本办法最终解释权归和丰园水果精品超市所有。
附件:1.《储值卡发行流程》
2.《空白储值卡库存登记表》
3.《储值卡注册单》
4.《储值卡注销单》
5.《问题储值卡登记表》
6.《储值卡部门交接单》
7.《储值卡申领单》
8.《储值卡售卡单》
9.《储值卡盘点表》
10.《储值卡退卡申请表》
11.《储值卡退卡单》
12.《储值卡补磁登记表》
13.《储值卡重写登记表》
14.《储值卡更换登记表》
和丰园精品水果超市
附件1:
储值卡发行及售后流程
附件2:空白储值卡库存登记表
金额
数量
日期:
日期:
日期:
日期:
日期:
进/出
余
进/出
余
进/出
余
进/出
余
进/出
余
200
箱数










张数










500
箱数










张数










800
箱数










张数










1000
箱数










张数










箱数









张数










附件3:(系统单据)
储值卡注册单
时间:
单据号
面值(元)
起始卡号
终止卡号
数量(张)
录入日期
记账日期
财务结算中心:市场部:
附件4:(系统单据)
储值卡注销单
时间: