会议筹备方案流程.docx

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会议筹备方案流程
会议筹备方案流程
一、会议时间:2023年7月15日10:00-11:00
二、会议地点:二楼办公室
三、参会人员:张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李
琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。
四、会议主持:张经理、王经理
五、会前预备工作:
1、依据领导的会议要求,确定出会议议题。
2、利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间,地点,同时告知参会人员会议的名称及内容,以便参会人员整理好相关资料,做好充分的预备工作。
3、组织各参会人员按时到场,明确自己所在职位的工作职责范围。
4、制作出会议的各项日程,编排好会议的相关程序,制定出一系列的留意事项,依据这些留意事项作出相对应的应急方案。
5、会场的布置要充分反映会议主旨,简明扼要,突出重点。
(1)会场要悬挂横幅,横幅上的字要直击中心议题。
(2)会场要安放一台投影仪,以便更好的反映出会议的核心问题,同时用数据的形式更能直观呈现出该问题的
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实质,有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。
(3)确定好明确的会场区域后,再对会议桌的摆放形式进展调整。
(4)会场还要对主席台位置做一个明确的设定,在设定好位置后,落实主席台的领导人,再进展一一安排座次,并告知参会人员所在座次的编号,依据编号设置发言席,再设定的发言席上摆放席签、话筒,在开会前期要对话筒进展试音,确保话筒的音质。
(5)还要留意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。会场的灯光照明设施,通风效果,录音、录像的好坏直接打算了本次会议的胜利与否,因此要对这些设施设备进展细致的检查。
(6)为了让会议的气氛不会显得那么紧急,可以在会场内摆放少量的花,既缓减压力,又衬托气氛。
6、后勤部门要对参会人员供应一些帮助性的帮忙。比方:水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。
7、开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的预备工作,以确保会议不会由于某些环节而影响会议的正常进行。
8、把全部会前预备工作做好后再对其进展重新检查一遍,最终向领导汇报工作。
六、会中的效劳与组织
1、工作人员要提前1小时到会场,认真检查会场前期的预备状况,确保没有遗漏的环节。
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2、完善签到工作,精确了解参会人员的到场状况,尤其是主席台领导人及发言人是否到齐,对还没有到的参会人员进展二次通知,询问缘由,对已到场的参会人员发矿泉水,。
3、根据原规划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。
4、后勤部门维持好会场秩序,参会人员提前5分钟进会场就座,与会议无关的人员准时离开会场,并关闭会场大门,在开会期间手机调成震惊或静音,不准擅自离开会场,不准接电话,保持会场的宁静。
5、行政人员在开会期间要做好会议记录,写好会议简报。
6、为了弘扬公司文化,在开会过程中安排特地人员进展现
场拍照,会后可将这些图片放至网上,做后期公司文化的宣传,同时为了加深参会人员之间的友情,对参会人员组织照相。
7、行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、
飞机票等。
七、会后会场的收尾工作
1、会议完毕后,检查所带工作资料和物品(包括会签)是否全部带齐。
2、依据参会人员离开的时间,安排工作人员对参会人员进展护送。
3、回公司后准时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。
4、为了让此次会议开展的更有意义,可以安排新闻媒体对此次会议进展全方位的报道。
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经销商会议流程筹划方案_(格式)2023-12-1616:12|#2楼
1、预备周期:
周密的会议筹备要用5~7天
成立会务组、作出会议费用预算,拟定会议议题。
预备会议用品:礼品、奖品、横幅、背景、展览道具……
选择适宜的会场及会议时间,统筹食、宿、行问题。
作好会议幻光片并以传真形式下发会议通知。
2、会议筹备
会场布置及最终与会名单确认及跟催。
3、会议正式召开。
会后政策执行、效果跟踪等善后事宜处理。
4、经销商会议费用预算。
5、会议备品预备:做到事事有人负责,件件有人预备。
6需要预备的文件类:
《文件通知》、《经销商意见反应表》、《产品报价单》、《经销商嘉奖制度》、《促销活动方案》、《会议签到表》、《订货单》、《会议议程》、纸、笔、文件袋、宣传用印刷品。其他会议备品预备。
7、会场布置类:横幅、口语标语、会议室指示牌、展台、样品、托架、彩盒堆头、海报、灯箱、广告碟、促销品、宣传单、新产品、电视机、VCD机。
8、会议备品预备
演讲用品类:话筒、功放、笔记本电脑一台、投影仪一台、白板
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一块、油笔二支、板擦一块、讲台、激光笔。摄影人员2名、摄像人员1名。
人员用品:工作证、促销服、饮品、纪念品、对讲机。
9、会议通知:
尽可能让客户全部参与以正式文件下发通知,并写明议程,申明与会的必要性和文件的严谨性。发文后10分钟电话跟催,进一步明确人员、地点、时间及会议参与的不行推拖性。在会议开头前一个小时再作一次跟催和确认。县区的客户要提前通知和报到,一般是路远的
先到。
10、会议时间:
一般是选择下午,按阅历来讲,上午客户一般起床晚,会议开头时间迟,较为被动,但下午时间与会人员简单困倦,所以开头必需精彩而紧急,建议会议时间是2:00报到,2:30~5:30会议进程,6:00完毕用餐。
11、会前事宜
我们不要让业务员错过任何与客户沟通的时机。一般来讲,先到的比拟孤独无聊,所以要作以下事宜:让经销商填写《经销商意见表》、业务员与经销商作简短的沟通、让经销商看产品报或看新产品。
切记:千万要让业务员主动打招呼,生疏的要主动交换名片,不行冷落一个客户。附件:经销商会议、客户年度会议的迎宾仪式方案
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