适用于中小企业的合同管理.doc

合同管理实施细则(试行)
1 合同管理
山东中兴碳素有限责任公司对外签订经济合同、进行经济合同管理均应按《信发集团合同管理制度》及本《实施细则》的相关规定进行。
公司各业务部门,主要是财务部、市场营销部和生产技术部,直接管理合同事务,公司企管部进行监督管理。
公司以下部门应按规定进行合同管理:
企管部负责公司合同的综合管理;
财务部负责公司借款、担保合同管理;
市场营销部负责公司供应及产品销售合同管理;
生产技术部负责公司技改项目合同管理。
公司各部门应当根据《信发集团合同管理制度》和本《实施细则》的规定严格进行合同管理,履行职责。
合同评审程序
合同由主办部门负责起草。
评审程序按“中兴公司合同评审表”(附表1)执行。
合同由法人代理人签订。
合同评审部门为企管部。
“中兴公司合同评审表”由主办部门随合同文本一起送企管部存档。
合同编号
借款、担保合同的标准编号为ZXJ/D-2009-XXX。
采购合同的标准编号为ZXG-2009-XXX。
销售合同的标准编号为ZXS-2009-XXX。
技改项目合同的标准编号为ZXJG-2009-XXX。
合同格式
借款、担保合同格式按国家标准格式执行。
采购合同格式按公司或行业标准格式执行。
销售合同按行业标准格式执行。
技改项目合同按公司或行业标准格式执行。
本规定未涉及到的协议、合同类型,根据“谁承办、谁管理”的原则归口管理,归口管理部门有争议的,报请公司领导指定管理。
2 法人代理人制度
法人代理人的授权委托由企管部办理。
公司采取年度集中授权与特殊授权相结合的授权管理方式,对法人代理人进行实体性授权。
法人代理人的授权委托办理程序:
年度集中授权的办理:由企管部拟定法人代理人的授权委托文书,报总经理审批后办理授权手续,发给法人委托函。
特殊授权的办理:公司可根据办理某一事项的特殊情况或对方的要求,针对该具体事项单独授权。
法人委托函应当编号登记,委托函一式两份,企管部留存一份备查,另一份交法人代理人作为代理人的法律依据。
法人代理人在办理具体委托事务时,如果确有必要为授权以外的行为时,应当事先请示总经理,经总经理同意后方可进行;其委托手续可以后补。
如果法人代理人未完成委托事项,或者超越委托权限签订了合同或者其他法律事务,应当及时将情况写成请示,报总经理追认。
因法人代理人的越权行为导致公司经济损失的,应当承担相应的法律责任。
法人代理人应当根据《信发集团合同管理制度》的规定严格履行职责。
3 签定合同用印章管理
公司对外签订合同,均必须使用公司行政公章或合同专用章。
合同专用章由各业务部门设专人保管,经办人要使用合同专用章时,必须经本部门主管领导批准,并应有使用记录。
本公司对外签订合同用印章情况如下:
山东中兴碳素有限责任公司行政公章,保管部门为公司办公室。以行政公章替代合同章使用的单位为财务部