备忘录(memo).ppt

Memo
Brief introduction
备忘录是一种非正式的公文函件,通常用于在公司内部快速、有效地传递关于人事任免、会议通知、公司政策等方面的信息,是公司内部最普通的书面交流形式。备忘录一般由日期、收件人、发件人、事由和正文组成,有时也会包括一般书信里常见的称呼语、结尾敬语和签名,但多数情况下省略不用。备忘录一般简洁短小,结构清晰、阅读方便、传递迅速。
备忘录的主要内容及书写格式如下:
最上端中央写上“Memo”或“Memorandum”;
Date:日期;有时无此项,日期直接写在右上角或左边开头;
To:收件人姓名、职务等,可以免写称谓;
From:发件人姓名、职务等,免称谓;
Subject/ Re.:事由/主题,简要概括征文内容,使收件人一目了然;
body:在以上书端内容下空一两行写正文(body),语言简要明了,表达清楚;正文部分可免去称呼和客套语.
Reference Initials:有时在正文下空一行处需写上经手人姓名或姓名首字母;该部分可省略.
有些备忘录如需留副本,.( carbon copy,副本)。
例子1
作为总经理办公室的秘书,你现在要发一份memo, 告知全体员工公司于早上的会议中批准了建立员工休闲娱乐中心的提议。公司乐于为全体员工提供健身娱乐的设施设备。
该娱乐中心将于明日开始筹建并在50天内完工。每个部门派一名代表提交你们对娱乐中心的设备以及开展活动的建议。
Sample 1
Memo
To: All staff
From: Echo Liang, General Manager Office
Date: Nov 6th, 2013
Subject: Construction of Recreation Center

The board of directors has approved the idea for a new Recreation Center at its meeting this morning. We are very happy to provide facilities that will contribute to the physical fitness of all our employees.
The construction of the Recreation Center will begin tomorrow and shall pleted within 50 days. Each department will appoint an employee representative to collect your suggestions about activities and equipment for the Recreation Center.