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ERP系统采购订单使用心得
ERP系统采购订单易犯错误及应对策略分析
信息系统082 杨秀丽 200808330303
在ERP系统中,采购订单无疑是最重要的单据之一。因为其直接关系到企业资金的安全,关系到企业能够按时生产按时交货等等。所以如何提高采购订单的准确率一直是ERP实施顾问与企业项目负责人共同努力的目标。不过在实际工作中,由于种种原因,采购订单的准确率离企业的心理目标还是有一点差距。具体来说,在ERP系统采购订单中,以下几类错误可能是常犯的。
一、采购数量与包装数量不符。
如企业现在需要购买某个原材料,如端子。由于其产品的特殊性,所以其不同供应商的包装数量是不同的。如供应商甲包装数量为500个/卷;供应商乙包装数量为800个/卷等等。由于这些端子是不可分割的,在企业采购时必须按照这个包装数量的整数倍进行采购。而企业现在需要采购3700个端子,该如何处理呢?
不同的企业可能处理方式不同。如有一家企业他们在下采购订单的时候就是按实际需要量来下的。他们需要3700个端子,那么在采购订单上的采购数量就是 3700个。但是,因为必须符合这个包装数量的限制。所以在仓库收货的时候,就有一个调整的过程。往往仓库收货时端子的入库数量要比采购订单上的数量要多。这虽然是一种简便的处理方法,但是在管理上存在比较大的漏洞。即允许收货单的收货数量超过采购订单的采购
数量。这就要求仓库收货员有比较高的责任心,去核对采购数量。不过这不是万全之计。人为的管理可能会存在比较多的疏忽。在这种情况下,该如何处理呢?
现提出如下一些建议:
(一)是对不同的情况采取不同的单据性质。如对于上面这些端子类的材料,如果有包装数量的限制,那么就对他们采用独立的进货单进行管理。如把没有包装数量限制的原材料采购单其默认收货单据设置为“普通收货单”。这类型的收货单在审核会核对采购订单的数量,如果收货数量超过采购订单的数量的话,则系统就会禁止审核。而对于有采购包装数量限制的原材料采购则把其默认的收货单设置为“例外收货单”。这张收货单在审核的时候,照样会去核对采购订单的数量。当收货单的数量超过采购订单中数量的时候,系统会提示警告信息,让企
业员工进行核对。如果仓库人员仍然要进行审核的话,则系统也允许进行审核。如此的话,就把一些例外情况控制在一个比较小的范围之内,而对于大部分的采购订单仍然采用严格的控制措施。从而提高了采购订单管理的准确率。当企业原材料受包装数量影响比较小时,采用这种方式会更加合理。
(二)是采用系统的最小包装量进行控制。如果企业受包装量影响的原材料比较多,则采用以上第一种解决方式并不能够有效提高采购订单的准确率。或者说,这些原材料所涉及到的金额比较大,那么采取上面这种粗略管理方式也并不是很理想。若企业需要实现更精细化的控制,则可以通过采购订单的最小包装量控制来提高下单的准确率。如企业先在产品基
本信息处,设置好最小包装量。如上面这种原材料,供应商甲包装数量为600个/卷;供应商乙包装数量为800个/卷。在下采购订单时,如果下给供应商甲,当用户输入需要3700个端子时,系统会提示用户不符合最小包装数量的限制,并且会把这个数量自动转化为最符合包装数量的采购量,即4200个端子。如果是下给供应商乙的话,则这个采购量为4000个端子。用户按确定后,最