财商部工作流程汇总.doc

财商部工作流程
外贸货代结算流程
船开后2-5个工作日
操作部将运星系统业务提交、并发送EDI清单(附表四)
客服部门提供收款清单(附表一)、特价审批表(附表二)、合约、审批后的退佣表(附表三)
箱管部门提交重复打印箱单费清单(附表五)、滞箱费清单(附表六)
商务杨铄根据航运下发的运价结算表、单航次运价申请表、特价审批表、各航线合约制作应付运费舱单(附表七)
财商部各航线结算商务人员在船开后5个工作日内对应收应付费用进行审核并录入运星系统(附表八)系统计算方案)
发送航运结算中心及抄送相关同事
日常电放改单实行现收制度、由相关航线操作发送应收邮件给财商部、财商部现场收费、录入运星系统并回复已收邮件、商务部制作电放改单清单及定额发票使用清单(附表九)
商务人员原则上按航线开票(除个别客户外)、每二个星期将发票寄达客户手中,并与各订舱一代做好对账、收款、实收核销工作。要求每月20日结清上个月的账款
每星期一发送上星期电放改单清及定额发票使用清单给财务备案、月底清查核对发票。
每日下班前将电放改单费上交出纳处
在每月25日发送应付航运账款清单至结算中心林雪健,同时发送应收航运航线操作佣金至结算中心乔春凤(账单(附表十)日期为上月20日至本月20日),核对应收应付账单金额,互开发票、并按账期填写付款申请单经领导签字报财务审核付款
每月10日前发送上月已确认收款的滞箱费清单(附表六)给航运保障部朱栋梁
每月10日前发送上月已确认收款的上下车费及箱单费给箱管部门,并与航运财务确认开票金额
每月1日航线商务根据应收应付汇总表制作航线结算表上交财务入账、航线结止日期为每月25日(附表十一)
备注:
船开后5日对于需要更改的费用必须由相关部门提供费用更改单(附表十二),经部门领导、总经理签字后方可开锁更正;船后的更改若涉及改港、或者对于运输条款进行更改(),必须向商务部门提交目的港代理及航运运营部的确认邮件、方可更改。
并将已交航次结算表的更改单交于财务入账,未交航次结算表的更改单单独存档保管;
在审核更改的单据时,请商务人员要收付全盘考虑,一般情况下,作为代理行业,除电放及改单操作费以外基本上都是有收必有付。
对于部分通过我司与码头结算港口费收的订舱一代(目前有宁波迈辉及绍兴天虹)在费收录入上还要增加应收客户订舱费200/300、安保费20/30,应付码头港务费20/40、港建费80/120、安保费20/30,如有产生堆存费另外计收;
3、如有乍浦中转到宁波出运的箱子,海运费要有有已批复的全程运价审批表;
应收应付上下车费、箱单费不用录系统;加一笔应付嘉兴泰利操作费(CZ1)20/30;
每航次费用录入结束后,商务在运星系统里拉份成本利润表,复查每票提单的盈利情况,对出现亏损的清单需转发市场部,由市场部提供经总经理签字确认的亏损报告存档保管。
对于在目的港代理处有高收退佣的航线,制作DEBT NOTE(附表十三)和运费仓单、并与目的港代理作好对账工作,同时高收退佣给国内订舱一代前请必须以收到国外代理的款项为原则。
6、月初5日前商务与财务将客户余额进行核对,保证余额一致,对不一致处找明原因。
二、港使费结算流程
船开后2个工作日
船务部制作船代对账单
港使费收商务
按照账期同相关港使费单位联系收取发票信