司收文管理办法.doc

XX公司收文管理办法
第一章总则
为规范和严肃公司收文工作,提高收文、办文效率,特制定本管理办法。
公司的收文由办公室统一管理,办公室同时负责收文的归档。
本规定所指收文,仅指公司外部的收文;公司内部的收文依照《发文管理办法》、《档案管理办法》等文件中相关条款办理。
第二章收文程序
收文程序包括登记、分文、批办、分办、催办等程序。
(一)来文收集、登记。
1、外部来文按来源方式分为两种:
1)经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。
信函、传真等形式收到外部的正式来文。
2、对于由经办人从外部带回的文件资料,经办人必须在当日工作时间内交到办公室,特殊情况经总经理批准后,可于下个工作日送办公室。经办人从外部带回的公文未在规定时间交办公室,在考核结果中对经办人进行责任处理。
3、外部收文由办公室秘书在"收文登记表"上登记,经办人必须提供对方单位经办部门或经办人名称和办公电话(“收文登记表”见附表)。办公室秘书在收文文件上加盖收文章。
(二)分文、呈批。
办公室主任根据事情的轻重缓急,在文件呈批表(见“发文管理制度”)上加盖“特急”和“急件”字样,签署处理意见。按审批权限、业务性质分类,分别呈相关领导批阅。
办公室积压文件未及时上传下达,在考核结果中对办公室相关责任人进行责任处理。
(三)文件批阅。
公司领导批阅文件,“特急”文件须马上批办,“急件”须当天批办。所有文件都必须在两个工作日之内阅批完毕,由办公室及时交承办单位。
公文审批未按规定时间完成,在考核结果中对相关领导进行责任处理。
(四)归档
文件在办理完毕后,先放置经办部门,由经办部门在年底整理、立卷、归档。
(五)文件分办、传阅。
1、需要复函的文件
需要复函时,将领导批复的文件及其他所有文件资料、文件呈批单交由办公室通知相关部门办理文件领用手续后领取文件。由相关人员按规定办理回复。
2、不需要复函的文件
不需要复函的文件送相关部门或人员阅处。
(六)文件催办。
办公室负责对公文的办理进行催办。跟踪公文的传递和进