会议筹备执行手册最终版.docx

会议筹备执行手册
流程安排是纲领
前期准备是基础
合作执行是关键
控制应变是保障
细节的把控决定效果
后期跟踪是超越的所在
二零一六年一月
目录
一、手册说明………………………………………………………2
二、筹备环节一:信息沟通………………………………………2
三、筹备环节二:会议通知的撰写………………………………3
四、筹备环节三:会议筹备………………………………………4
五、筹备环节四:现场执行………………………………………6
六、筹备环节五:会后跟进………………………………………8
七、工作人员礼仪…………………………………………………9
一、手册说明
大型会议活动工作较为复杂,因此大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案,本执行手册仅为XX公司总行大型会议活动的部分环节提供原则性指导,讨论对象主要为接待及现场布置等项目。
本手册将活动执行分为五个环节:信息沟通、会议通知的撰写、会议筹备、现场执行、会后跟进,以供执行负责人把握整个执行过程,避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差,实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进,最终完成一个完美的会议筹备执行过程。
二、筹备环节一:信息沟通
信息沟通是会议筹备中的第一环节。充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前,与领导和其它人士进行充分沟通,在可允许的范围内争取了解与会议有关的更多信息,填写下列会议信息沟通表,再筹划下一步工作。
会议信息沟通表
会议名称
会议时间
会议地点
承办部门
协办/联办部门
会议形式
现场□视频□
参会人数
会议联系人
会议目的/意义
会议内容/议程
主要领导
参会人员
接待标准
是否安排住宿?住宿标准:什么级别的参会人员可以安排住宿
是否安排接机?接机标准:什么级别的参会人员可以安排接机
是否安排班车?班车的接送时间、地点?班车的接送标准
其它要求
参会人员是否允许请假?请假流程
对参会人员的着装要求:是否必须着正装出席?
三、筹备环节二:会议通知的撰写
内容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。在会议信息沟通完成之后,执行负责人填写会议信息沟通表,之后撰写会议通知(初稿),提交给领导审阅,最后根据领导反馈意见拟定会议通知(最终版)并下发相关部门及经营单位。其整体流程如下:
执行负责人信息沟通
填写会议信息沟通表
撰写会议通知(初稿)
填写《XX公司会议审批表》并提交办公室
将会议通知(初稿)提交给领导审阅
根据意见确定会议通知(最终版)并下发
会议通知的基本要素:
1、会议名称与目的;
2、会议时间与地点;
3、承办办/联办/协办部门;
4、与会领导、参会人员与规模;
5、会议议程。
6、报名与接站回执
7、请假申请表
8、注意事项与参会要求
9、联系人
四、筹备环节三:会议筹备
会议通知发出后,正式进入会议筹备环节,主要包括以下内容:参会人员接待、会场确定与布置、会议材料印制与分发。
一、参会人员接待:
1、参会回执的整理
包括会议报名回执、接站回执、会议请假单。