《大型会议筹备手册》.xls

《大型会议筹备手册》.xls2012 年年终总结表彰大会暨迎新春联欢会工作手册二零一二年一月十五日目录一、 2012 年年终总结表彰大会暨迎新春联欢会组织机构二、工作人员联系方式及工作职责三、总结表彰会会议部分查检表四、总结表彰会迎新春联欢会部分查检表五、总结表彰会后勤保障部分检查表六、年终总结表彰会工作手册讨论会议纪要 2012 年年终总结表彰大会暨迎新春联欢会组织机构图总指挥:王利副总指挥:赵亚辉总执行人:康国辉会议组迎新春联欢会组接待组宣传组后勤保障组安全保卫组组长组长组长组长组长组长刘壹鸣陈璐巩艳凤王喜双康国辉覃尊宪成员成员成员成员成员陈璐王胜刚赵地王胜刚于爽于爽陈浩高东梅王胜刚王喜双礼仪人员刘子清孙凤芝演职人员赵地工作人员联系方式及工作职责总执行人年终总结会现场部分总负责人会议组年终总结表彰会会议部分总负责人受表彰部分总执行人表彰会配合工作会议配合工作会议配合工作会议配合工作晚会组年终总结表彰会晚会部分总负责人会议配合工作会议配合工作接待组董事长及总部领导在双期间的食宿安排董事长及总部领导在双期间的车辆安排宣传组会议期间整体宣传报道及部会材料的编写后勤保障组整体会议期间的后勤保障工作会议期间外部卫生清理会议期间楼内卫生的清理会议期间的搬运、会场布置的配合工作安全保卫组会议期间的安全、保卫、车辆停放、演出拉幕的配合工作总结表彰会会议部分查检表工作项目序号工作项目具体工作内容责任人参与人完成时限会务工作 1确定会议时间确定会议时间 1月 19日 2确定会议议程 1、议程通过处长审核 2、议程通过王总审核 3、议程通过游总审核 4、确定议程 1月 14日 3各单位参会人员分配根据各单位受表彰人员数量与会场座位数分配名额,形成参会人员名额分配表 1月 14日 4制作会场座次平面图 1、确定主席台就坐的领导及座次 2、制定会议座次平面图并实地测绘 3、确定受表彰代表的座位 4、确定各单位参会人员座位 1月 14日 5会议通知拟稿及发布 1、草拟召开总结表彰会的会议通知 2、将会议议程、各单位参会人员分配表、会场座次图附后 3、要求各单位三日后上报各单位参会人员名单 1月 15日 6撰写会议主持词 1、撰写总结表彰会主持词 2、通过领导审核 1月 15日 1、印制会标并负责悬挂 1月 18日 7设计打印签到表 1、设计签到表 1月 17日 8会议签到与座位引领工作 1、打印签到表,将签到表带至现场 2、准备签到用笔 3、组织签到与简单座位引领会议当天 9 会议材料汇总、打印、装订、摆放 1、会议议程,排放到主席台领导座位 2、晚会节目单,摆放至集团公司领导、公司领导、各单位以及主管座位 3、总经理工作报告,摆放至游总座位 4、大会主持词,摆放至王总座位 5、表彰决定,摆放至鲁总座位会议当天 10会议宣传工作会议录音、录像、摄像工作会议当天会务工作 11会场保安 1、保卫处派两名保安做好会议现场安保工作 2、参会车辆的引导会议当天评优工作 12撰写表彰决定 1、根据评优结果撰写表彰决定 2、根据领导意见修改完善 3、信息平台发布会议当天会场布置 13按座次图摆放桌椅 1、按座次图摆放桌椅会议当天 14制作摆放会议桌牌 1、按实际参会人员打印公司高层、一级主管桌牌 1月 18日 2、按座次图摆放桌牌 1月 18日 15摆放矿泉水 1、每座位摆放一瓶 2、矿泉水摆放横竖成线 1月 18日 16摆放绶带 1、将绶带按座次图摆放到位 2、摆放整齐,朝向一致 1月 18日 17准备会议使用笔记本电脑 1、准备一台会议用笔记本电脑 2、将总经理讲话材料拷至电脑中 3、交设备处进行现场调试 1月 18日 18会场电子设备调试 1、电脑、投影、三台电视机的播放调试 2、音响调试,收集麦克风 1月 18日 19会议室鲜花准备 1、讲台桌花 1个、烧开水、倒水 2、主席台桌花 5个(台下不放花、放水果) 3、安排供应商摆放到指定位置 19号上午 20礼仪走台练习组织礼仪提前彩排分别于仪式彩排与仪式当天进行走台练习 1月 18日 21颁奖现场礼仪催台监督礼仪协助颁奖全过程,及时催台会议当天 22 领导绩效合约桌子搬运及物品摆放签订绩效合约的桌子、椅子(两把)、桌牌、笔等物品的摆放会议当天 23会后撤离会场会后收集领导讲话材料会场布置 24会议桌搬迁表彰会结束后将会议桌椅搬至 404 室会议当天总结表彰会迎新春晚会部分查检表类别查检项目查检内容完成时间单位责任人联系电话会场布置现场电路确认提前确认现场现有电源是否能满足需要,如不能及时进行改造,并将电线准备好 1月 16日机修厂音响、灯光确认租赁及现场调试安装时间、效果 1月 16日行政处背景布及会场顶棚布置制作并安装完成 1月 16日行政处演员换衣室就近安排男女演员换衣室及临时休息室 401 (男演员)及 404 (女演员) 1月