大型会议筹备.doc

大型会议筹备18到20号,全省在我们这召开了一次一百多人参加的会议,刚接到通知说要我们准备一些接待工作时候,我还没怎么上心,觉得这样的会不用我们准备材料,我们只是招呼下客人应该是很简单的。没成想在参与整个过程之后我有了许多的感慨,会议的筹备还真不是个简单的事,要考虑要做的细节工作简直太多了。昨天下午把所有的领导和客人都送走后,我想起记录一下这次会议的过程,也是对自己以后工作的部署的一些启示吧。会议定在郊区的一个度假酒店召开,环境还不错就是软件不太跟得上,每栋房子不是建在水边就是建在山上,这就给我们的接待工作带来了一些麻烦,在几次会议的筹备会上,我彻底扭转了接待工作是件小事这种想法,一一举例说说吧:第一是吃,会议接待最重要就是安排食宿,吃是在第一位的。不仅仅是安排几个菜那么简单,县长来开会把要注意的事情都交代下来。酒店采买回来后,要求药检卫检进驻检查,抽取样本,为防止食物中毒,这么多人又是大热的天中毒了可不是好玩的。就算万一出现这种情况抽去样本后也能查出材料是从哪儿买的是哪个环节出了问题。吃饭的方式是自助餐还是桌餐,每桌什么标准,上的菜应该体现我们的地方特色,菜谱出来后要专门来审查一次。19号下午的聚餐在什么地方进行,白酒、红酒、饮料分别用什么规格,有没有客人特别是领导有没有什么特别的忌口的等等等等。第二是住,房间安排表出来后,要到各房间去检查,冷热水、电、灯、网络、电视、开关是否都是好的,房间要备小型开水器而不许用桶装水,吹风机等小物品是否配备齐全,每个房间另外配备毛巾两条、牙膏牙刷、洗发乳和沐浴露都用洗漱袋装好,并贴上“会议赠品”,各房间在客人来之前将水果送进去,每房间两至三样,水果既新鲜又要比较方便食用,比方说总不能一个房间放个西瓜人家也没法吃。领导房间要放置鲜花,在其进住之前花篮要送到。对领导住的房间我们去检查不下20次,安排不能离其他人太近又不能太远,房间原来的床不行还要求酒店重新买了来,网线电线重新用盒子钉好,不能随便盘在墙角。第三是参观,因为会议安排了半天参观事项,就人数定下四台车,都是政府经常用来接待参观的豪华型大客车,要求每车有车载电台,好随时收听到从转播车上发出的信号,了解参观对象。前面是否要警车带路,参观路线定下来后最少要去踩两次点,同时要求电视台和相关人员对路线都非常熟悉。最后一次踩点要在参观的前一天下午或者是晚上,要把时间精确到几点几分到达什么地方,作多长的停留,几点几分离开,每个地方参观几个点,现场是否安排了讲解人员,什么地方下车什么地方只是乘车参观。要预计到一些变数,有可能今天看的路是畅通的晚上就被人挖了个坑之类的,到那时几台这么大的车转弯不好转不说还很没面子,听说政府前不久一次参观就出了这样的状况,那就不仅是挨顿骂那么简单的了。同时最好去移动公司请四位女孩子过来一辆车上一个人,负责上下车的指引、车上的茶水、答解一些问题。提前掌握当天天气情况,晴带草帽雨带伞,在参观当天早上7点之前将草帽或者是雨伞搬上车,另外还要带上矿泉水、每人一条搽汗的毛巾、一个小型果盘(里面有水果、饼干之类防止有人饿了或血糖较低的人及时补充)。第四是接来送走,来的人中有的是带车来的,有的是乘公交车来的,分别是不同的方向。对我们这地方不熟悉,更不知道酒店在什么地方。那么在高速路出口以及沿途有转弯的地方要放置路牌,这路牌不能自己乱制,必须和交警、路管部门联