excel2007应用技巧.pptx

EXCEL常用公式及使用技巧
第一章数据的整理和分析
数据的排序
数据的筛选
数据的分类汇总与分级显示
条件格式
数据透视表
冻结和拆分窗口
选择性粘贴
第二章 Excel 中的图表
图表的建立
图表的修改
第三章公式和函数
绝对地址与相对地址
公式创建
函数使用
第四章高级技巧
单元格内容的合并
如何避免错误信息
批量删除空行

Excel 提供了多种方法对工作表区域进行排序,用户可以根据需要按行或列、按升序或降序已经使用自定义排序命令。当用户按行进行排序时,数据列表中的列将被重新排列,但行保持不变,如果按列进行排序,行将被重新排列而列保持不变。
没有经过排序的数据列表看上去杂乱无章,不利于我们对数据进行查找和分析,所以此时我们需要按照对数据表进行整理。我们可以将数据列表按“出生年月”进行排序。如下图:

首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格,然后单击数据标签中的排序按钮,此时会出现排序的对话框。
看到弹出的排序对话框中,在“主要关键字”下拉列表框中选择“出生年月”,在设置好主要关键字后,可以对排序依据进行设置,例如,数值、单元格颜色、字体颜色、单元格图标,在这样我们可以选择默认的数据作为排序依据。最后我们可以对数据排序次序进行设置,在次序下拉菜单中选择升序、降序或自定义排序。在这里我们选择升序,设置完成后,单击确定即可。如下图:

我们除了可以对数据表进行单一列的排序之外,如果用户希望对列表中的数据按“性别”的升序来排序、性别相同的数据按“文化程度”升序排序、“性别”和“文化程度”都相同的记录按照“基本工资”从小到大的顺序来排序,此时我们就要对 3 个不同的列进行排序才能达到用户的要求。
首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格,然后单击数据标签中的排序按钮,此时会出现排序 的对话框。看到弹出的排序对话框中,在“主要关键字”下拉列表框中选择“性别”,在添加好主要关键字后,单击“添加条件”按钮,此时在对话框中显示“次要关键字”,同设置“主要关键字”方法相同,在下拉菜单中选择“文化程度”,然后再点击“添加条件”添加第三个排序条件,选择“基本工资”。在设置好多列排序的条件后,单击确定即可看到多列排序后的数据表。如下图:
在 Excel 2007 中,排序条件最多可以支持 64 个关键字。

如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。 “格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”和“确定”按钮退出。 “部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。

筛选数据列表的意思就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来,这样可以更方便的让用户对数据进行查看。Excel 提供了两种筛选数据列表的命令。自动筛选:适用于简单的筛选条件高级筛选:适用于复杂的筛选条件想要使用 Excel 的自动筛选功能,首先要单击数据列表中的任意单元格,然后选择数据标签,单击筛选按钮即可。

单击数据列表中的任何一列标题行的下拉箭头,选择希望显示的特定行的信息,Excel 会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据。

在数据表格中,如果单元格填充了颜色,使用 Excel 2007 我们还可以按照颜色进行筛选。如果条件比较多,可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。例如数据表中我们想要把性别为男、文化程度为研究生、工资大于 2000 的人显示出来。我们可以这么来做:先设置一个条件区域,第一行输入排序的字段名称,在第二行中输入条件,建立一个条件区域。如下图: