特殊客户订单存档管理办法.doc

特殊客户订单档案存档管理办法
一制定本办法的目的
通过对特殊客户订单档案的存档管理确保公司生产经营资料的完整性并保障公司生产经营活动的可追溯性与延续性,有效督导公司各部门严格执行特殊客户订单档案管理相关工作程序。迎合公司发展之需,为公司日后完善客户档案管理工作奠定基石。
二与本办法相关的职责
行政部负责对本办法的监督,检查,及实施工作。技术部,客服部,生产部,行政部为此办法的共同执行者。
三存档范围
经销商、店面、工程、商装、工装、装潢公司等大客户中的非标或特殊定制的产品订单为存档范围,存档方式可分为;电子档案、实物档案。具体存档分类及内容如下;
1:电子档案:营销中心传送的客户产品订单、图纸,技术部编制的生产通知单、产品跟踪单、数控线图,生产部拍摄的成品实物多角度照片。
2:实物文档:生产部随单制作的非标色卡、生产后回收的图纸、生产后回收产品跟踪单。
四存档工作程序
1:客户电子文档管理工作由技术部负责,负责对客户电子文档的输入、输出及分类整理、保密管理,提出文档处理意见,负责对文档完整性的核对工作;负责管理电子文档的借阅、外调,工作。
2:客户实物文档管理工作由客服部负责,负责对客户实物文档的分类整理、保密管理,提出文档处理意见,负责对文档完整性的核对工作;负责管理实物文档的借阅、外调,工作。
3:客户档案的ID信息目录显示客户ID、客户名称、存档订单号码、存档日期、存档位置。由客服部统一编制,并共享于办公网络,技术部与客服部一同使用,填充。(建议编制格式详见附表)
4:客服部下单时对需要存档的客户订单标注客户ID号码,非标色卡同订单产品一同下单。
5:带有客户ID的订单实物非标色卡由生产部随订单一同制作,统一规格为200mm*。
6:带有客户ID订单生产完成后,由生产部负责成品的拍照工作,拍照后及时存储于技术部指定的电脑磁盘空间位置。
7:带有客户ID的订单生产完成后,由生产部将产品跟踪单、图纸、非标色卡一同送往客服部办理存档。
8:行政部负责对存档工作部门间的协调,完成情况的检查,确保本办法实施的完整性。
五本办法说明
本办法由行政部制定并负责解释,经总经理批准后实施,修改时亦同。
六本办法实施时间
本办法由2011年1月18日正式发布实施。