地铁文件管理办法.doc

1 目的
为明确本事业部各种文件的编制、签署、更改、收发、传阅、保存等相关内容,确保各种文件的正确性及实施有效的管理,特制定本管理办法。
2 适用范围
适用于本事业部所有文件的管理。
3 内容规定
技术类文件管理
根据项目生产需要,项目经理或主管技术员编制的下料、折弯工艺文件交工艺技术部部长审核(主要审核其工时、材质、板厚及套料图等是否正确合理)后,呈技术副总经理审批;
根据项目生产需要,项目经理或主管技术员编制的机加工艺文件交项目经理审核(主要审核数控程序、工时等是否正确合理)后,呈技术副总经理审批;
根据项目生产需要,项目经理或主管技术员编制的焊接工艺文件呈技术副总经理审核(主要审核焊接参数、焊丝、气体等是否正确合理)后,呈焊接总监审批;
项目经理或主管技术员将通过审批的工艺文件的电子版转换成PDF格式上传至物流系统,同时将工艺文件PDF电子文档复制放入server2该产品项目文件夹中备份;
批准日期

执行日期

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项目经理或主管技术员打印纸质文件,相关人员签字,交资料员备档使用;
质量类文件管理
根据项目生产需要,质量技术员编制的委外质量检验文件交项目经理审核(主要审核检验项点、数据等是否正确合理)后,呈焊接总监审批;
根据项目生产需要,质量技术员编制的内部质量控制文件交项目经理审核(主要审核检验项点、数据等是否正确合理)后,呈技术副总经理审批;
质量技术员将通过审批的检验文件的电子版转换成PDF格式上传至物流系统,同时将检验文件PDF电子文档复制放入server2质控部文件夹中备份;
质量技术员打印纸质文件,相关人员签字,交资料员备档使用;
质量管理部资料员整理本事业部检验指导书、质量保证计划、NCR报告、质量周月报等、检验记录、质量管理体系文件、人员资质证书、量器具定检记录等质量文件,上传系统,每月将本月所整理资料文档及清单交工艺技术部主管资料员存档;
生产类文件管理
制造部计划员负责编制产品月度总体交付计划、月度直流件交付计划、工部员工周生产计划,呈生产副总经理审核后,呈总经理审批,每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档;
批准日期

执行日期

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采购部计划员负责编制月度零配件采购交付计划,呈主管采购副总经理审核后,呈总经理审批,每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档;
制造部部长负责编制项目板材、型材采购计划和交付周期,呈生产副总经理审核后,呈总经理审批,每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档;
采购部部长负责编制油漆、喷粉采购交付计划和交付周期,呈主管采购副总经理审核后,呈总经理审批,每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档;
物流部部长负责编制标准件、焊丝、刀刃具及低值易耗品采购计划和交付周期,呈生产副总经理审核后,呈总经理审批,每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档;
工程装备部技术员负责编制设备配件、工具及劳保用品采购计划和交付周期,呈主管采购副总经理审核后,呈总经理审批,每月将本月文档及清单交工艺技术部资料员存档;
经营类文件管理
经营部事务员每天负责将集团公司的OA文档按要求上传至本事业部企业管理系统中,呈总经理批示后,交事业部领导及部长传阅签字,并负责收回,每月将本月所接受OA文档及清单交工艺技术部主管资料员存档;
批准日期

执行日期

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商务管理员负责本事业部商业邮件、传真的收集、整理、翻译、分类归档,呈报总经理批示后,交事业部领导及部长传阅签字,并负责收回,每月将本月所接受商业邮件、传真文档及清单交工艺技术部主管资料员存档;
经营部合同管理员负责本事业部采购、委外加工合同的整理、存档;
经营部报价员负责本事业部所有委外加工产品、工装价格审核表及客户询价的报价表的整理、存档;
经营部劳资员负责事业部本事业部所有人员人事、劳资文件资料的整理、存档;
经营部宣传员负责本事业部各种规章制度、程序文件、所有会议纪要及考核单的收集、整理、存档;
项目管理类文件管理
根据项目任务需要,项目经理负责编制或督促相关部门编制项目启动、技术准备、质量准备、制造准备、采购