公司文档资料管理制度.doc

公司文档资料管理制度
为加强公司文件、档案的管理;增强文件、档案安全性和保密性;规范公司文件、档案格式;统一文件、档案程序,特制定公司文件、档案管理办法:
一. 格式的规范:
公司文件、档案的格式包括:台头、字体、编码,要作到统一、规范,公司对外联系、内部行文按照统一的格式,一律要求计算机打印后送发,不得手写。公司将设置专用服务器,将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上,员工随时调用。
二. 档案区分:
重要文件及电子邮件,须拷贝或发送到行政人事部。由行政人事部将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理,按不同的文件、档案格式编制编码,编码作到明确、统一,方便使用、存档、调阅,并控制使用和调阅的安全性和保密性。
三. 文档分类管理:
公司建立各类文档的目的,一是通过文档可了解公司整个发展情况,二是便于查找、使用。根据公司经营范围,文档可分为几类如下:
1. 行政类(文档编号XZ )
1) 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件;
2) 机要文件:董事会会议纪要、决议等材料、审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件;
3) 公司的宣传材料、简介、刊物等;
4) 公司人事档案,各项人事记录。
5) 行政产生的各项记录,资产、设备说明书、驱动盘等。
2. 技术类(文档编号JS )
1) 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档&记录; 2) 技术资料:与工作有关的开发工具及技术参考&学习资料; 3. 商务类(文档编号SW ) 1) 非经营协议:公司之间合作、协作协议;
2) 经营合同:
①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议;
②商务经营活动合同,正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录;
3) 客户档案:以客户为单位,自与该客户建立联系开始,除基本情况外,记录每一次活动及每一项合同执行情况。
4) 媒介档案:每一家媒介建立独立档案,除基本情况外,记录每次合作或采购活动情况。 4. 项目文档:
从接单到完成全过程的项目正式文件&沟通备忘全部独立存档。
5. 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品中心网络工程师潘志坚每周备份一次,刻录光盘交给行政部保管。
6. 文档编号规则:
公司拼音头一个字母+文档类别头一个字母+具体类别+顺序号(3 位)。如:北京万普公司会议纪要一份:BJWP-XZ-会议纪要-001
四. 文档管理:
以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档(定期备份)。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档,必须形成文书文档,所有文档&资料&数据全部及时抄送给行政部,行政部分类后制作备份,建立内部管理数据库,并分密级上传到内部服务器,设置访问权限,员工在授权范围内调用。
1. 两级管理:分为公司及部门两级管理。所有文档正本,由公司归档;各部门经常查用的文档由部门保管复印件,并将文档目录报公司备案。
2. 专人管理:文档管理是很重要的工作,无论任何部门及个人都应遵守制度。
3. 文档管理人员(行政部)职责:
1) 负责确定公司文档的内容范围;制定文档归档、管理办法及管理细则;整理、编辑档案。
2) 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容,并报公司备案;制定本部门管辖范围文档