齐齐哈尔医学院外事接待管理办法.doc

齐齐哈尔医学院外事接待管理办法
第一条外事接待工作具有很强的政治性、政策性和纪律性。为加强领导、统一管理,做好我院的外事接待工作,特制定本管理办法。
第二条本办法中的“外事接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。
第三条外事接待原则
1、发扬爱国主义精神,维护国家主权和利益,维护民族尊严,严守外事纪律。
2、严格执行国家外事政策,遵守外事规定。
3、坚持厉行节约,讲求实效。
4、坚持平等、对等原则。
5、参加外事接待人员应做到热情、友好、不卑不亢。
第四条外事接待审批程序
6、外事处是学院外事工作的综合归口管理和协调部门。学院各部门的外事接待须遵守“事前请示,事后汇报”原则。
7、各单位、各部门邀请外国学者来院须填写《齐齐哈尔医学院外宾接待申请表》,并提前两周上报学院外事处;如为外宾申请《签证通知表》,需提前一个半月上报外事处。
申报内容包括:
⑴来访人员名单、来访事由、停留期限、费用来源及接待计划等。
⑵来访人员护照复印件1份。
⑶来访人员背景材料以及与我院交流背景材料。
⑷如来访人员超过60周岁(含)需提供健康证明材料(仅适用于申请《签证通知表》者)。
⑸校外单位邀请的外宾到我院顺访,除上述材料外,还需提供由主接待单位提供的公函和接待计划。
8、接到上述材料后,由外事处审核后报主管院领导审批。
9、各单位、各部门聘用的客座教授、名誉教授,须到外事处备案,并提呈聘用理由及被聘用者的背景及简历。
10、外国驻华使(领)馆大使及参赞级别来我院参观座谈、讲座应提前一个月书面报外事处;一秘级别以下人员应提前两周书面报外事处;外事处统一抄报省、市外事办公室及相关职能部门。
11、境外媒体、记者来我院采访须提前两周上报外事处。
第五条外事接待工作程序
12、学院接待的校际交流项目,各单位、各部门应给予大力支持,积极配合参访等接待活动,具体落实讲学、讲座等学术交流内容。
13、各单位、各部门邀请的外宾,原则上由各单位、各部门自行接待。如需院级领导会见,须提前一周报外事处。同时做好以下工作:
⑴确定接待议程。
⑵确定会谈内容以及参加会谈人员。
⑶如需院领导致词,各单位、各部门负责准备致词初稿。
⑷需要外事处协调的参观事项。
⑸做好会谈记录。
⑹外宾离校后,对交流活动进行总结,并于两周后交外事处备案。
14、各单位、各部门如涉及签订合作协议,须报外事处审核。如属院系层面的合作协议,经学院领导授权,由院系负责人签署,签订合作协议上交外事处备案。
15、外事接待原则上采取