档案管理制度.doc

档案管理制度(草案)
第一章目的
保守档案机密。
现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的一部分。对档案进行妥善保管,能有效地保守机密。
维护档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。
便于档案材料的使用。
保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
第二章档案管理
公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总裁领导下,负责全公司主体档案的管理,并对各部分档案管理工作进行指导、监督和检查。各部分档案管理、借阅由专人负责。
项目档案最高管理员为激光工程中心主管;
图纸档案最高管理员为激光制造中心主管;
商务档案最高管理员为商务副总裁;
行政档案最高管理员为办公室主任;
财务档案最高管理员为总裁;
重点文件档案最高管理员为总裁;
人力资源档案最高管理员为总裁。
档案管理员每年应对档案进行一次检查整理,从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的完整性及有效性。接收、借阅档案必须认真验收,并办理交接和借阅手续。
第三章档案的存放
公司设有档案室用于存放各类档案,由办公室兼职人员担任档案管理员,
负责档案室内档案的存放管理。其中,项目档案、图纸档案、商务档案、行政档案存放在档案室,由档案管理员与各部分负责人共同进行管理。财务档案、重点文件档案及人力资源档案存放在财务室,由财务主管进行直接管理。
第四章档案分类
根据档案内容、部门组织、业务项目等因素,分为七个大类。
项目档案
项目档案分为:
国内项目档案
国际项目档案
每一个国内国际项目档案中应存有:1)、内部订单2)、开题报告3)、项目完成技术总结表4)、总检记录5)、出厂检测报告6)、说明书光盘7)、验收报告8)、培训证书9)、维修服务单(如果进行过维修)
OEM项目档案中应存有:1)、内部订单2)、开题报告3)、调试工艺书
商务档案
商务档案分为:
客户资料档案
项目报价方案档案
合同档案
产品手册
图纸档案
图纸档案分为:
通用件及标准件图纸
聚光腔图纸
项目图纸
行政档案
行政档案分为:
行政办公日常合同档案
固定资产档案
外购仪器说明书档案
公司办公楼及厂房装修文件
员工及经理年终总结
车辆维修事故保养档案
发货通知单
出差报告
员工守则
财务档案
财务档案分为:
会计凭证
会计账簿
会计报表
会计文件
其他有保存价值的会计核算资料
重要文件档案
公司印鉴章以及重要物品钥匙
镭宝光电资质证书相关资料
镭宝激光资质证书相关资料
镭宝光电开办资料
镭宝激光开办资料
镭宝光电银行相关资料
镭宝激光银行相关资料
镭宝光电税务相关资料
镭宝激光税务相关资料
专利类资料
公司车辆相关资料
工美楼、红楼租赁合同
黄冈相关合同资料
景龙购房相关资料
景龙物业相关资料
景龙国际租房合同
绵阳小岛花园资料
公司其他重要资料
人力资源档案
人力资源档案分为:
在职人员资料档案
离职人员资料档案
第五章档案的归档
归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料原件。
归档时间。项目档案归档时间以项目发货时间为节点,最长不超过验收结束后五个工作日。其他以年为单位的档案归档时间为每年的12月1日起,最晚不晚于12月31日。其他档案文件应随时归档。
归档人由各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,定期交档案室集中管理,并填写《档案归档登记表》。
项目档案归档由项目负责人与总检负责人共同进行归档。项目负责人负责验收报告、培训证书及维修服务单的归档。总检负责人负责内部订单、开题报告、项目完成技术总结表、总检记录、出厂检测报告及说明书光盘的归档。
商务档案由市场销售部人员进行归档。
图纸档案由结构设计部经理或结构设计部经理指定人员进行归档。原件归档至档案室,影印本归档至库房,电子版本存入指定移动硬盘中并归入重点文件档案。
行政档案由办公室主任进行归档。
财务档案由财务主管进行归档。
重点文件档案由归档材料相关负责人进行归档。
人力资源档案由人力资源主管进行归档。
第六章档案的借阅
借阅档案一律履行借阅手续,凡需借阅档案者,均须填写《档案借阅审批单》,经各级领导签批后方能凭单借阅。并在档案管理员处填写《档案借阅登记表》,借阅人借阅档案和归还档案时应签名并注明日期。
借阅的档案不得中途转借他人。如需转借必须先归还档案再由下一个借阅人重新办理借阅手续。
财务档案只能由财务部门和审计部门凭手续外借,其他部门和人员一律不予借阅。
所有档案要注意保管、保密,不得弄脏和乱划、涂抹、剪裁和拆毁。
借阅的档案