第八章秘书“办事”的工作
学习目标
思考练习
主要内容
本章小结
通过讲解办公室秘书所从事的各项事务工作,主要有办公室管理工作、日常事务处理、有关会计报表、银行事务、现代办公设备及现代交通工具的使用,了解办公室事务管理的基本内容,掌握办公室事务管理要求和处理这些事务的基本方法与技巧,提高管理效率。
第一节秘书办公室的管理工作
第二节办公室日常事务
第三节秘书工作中的会计报表
与银行事务
第四节现代办公设备与现代交
通工具
第一节秘书办公室的管理工作
本节要点
一、秘书办公室综述
二、办公室管理的内容
办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部
分,是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及
的管理工作,要远远超出秘书办
公室的范围。
一、秘书办公室综述
在讨论秘书的办公室管理时,“办公室”已
经不是简单地指秘书的办公场所,而是指由秘
书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构
成的一个有机的办公整体。完善的秘书办公室
有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的开
展;协调各职能部门的合作;沟通和密切与社
会公众的联系;树立组织机构的良好形象。
二、办公室管理的内容
秘书办公室的概念包括秘书人员、办公室
设备设施、工作场所和工作环境等因素的总和。
因此,办公室管理的内容也是一个综合管理系
统内容,包括对秘书人员的人力资源管理,对
办公设备设施的物资和产业管理,对办公机构
的岗位责任和制度管理及对办公环境氛围的统
筹管理。
(一)办公室的人力资源管理
将秘书从传统的归人事部门“管”的概念,
转变为人力资源管理,是将秘书作为一种人力
资源,通过对秘书工作岗位分析、人力资源规
划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考
评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才
培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的
工作效率,从而达到整个组织机构和领导的工
作目标。
秘书工作岗位分析
一个秘书机构,到底有什么工作内容,有
多少工作量,需要哪些不同素质层次的秘书人
员,承担哪些职位的工作,这是秘书工作岗位
职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中,
常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘
秘书的能力资质不合适,而是招聘单位对所需
要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。
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秘书的职务说明包括以下九点(见图6-21)。
秘书的职务说明
图6-21 秘书的职务说明的内容
归属
直接负责的上级
工作目的
工作要求
工作责任
工作衡量标准
工作难点
禁忌
发展前途
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