采购管理制度改.docx

物资采购、库存管理制度(试行)
一、目的
根据《**市**区国有企业采购工作管理规定<试行>》要求,为规范公司采购工作,加强购计划管理,保障公司经营所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。
二、适用范围 
本制度适用于50万元以下固定资产、办公用品、工程物资、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。
三、采购原则 
1、询价比价原则 
物品采购必须选择三家以上供应商进行询价比价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。 
2、一致性原则: 
采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5%-10%。
3、低价搜索原则: 
采购人员随时搜集市场价格信息,了解市场最新动态及
最低价格,实现最优化采购。 
4、廉洁原则: 
(1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。
(2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。
(3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。 
(4)加强学习,广泛掌握与采购相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
四、物资采购及管理流程
(一)物资采购程序
1、物品(物资)需求部门根据实际需要,每月25日前提出采购申请,填写《部门物品需求清单》,清单要求注明名称、规格型号、数量、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求,经本部门部长、分管副总经理、总经理审批后报综合部进行采购。按采购申请流程,综合部对各部门提交物品明细表进行汇总,制定采购计划,填写《物品采购申请表》,经综合部部长、分管副总经理、总经理审批后进行采购,其中,工程物资按原《工程物资采购管理制度》相关程序进行采购。
2、成立3人议价小组,对所采购物品进行询价、比价、议价。
①对单价2000元及以上物品,采购人员向供货商发出询价函,需三家以上供货商提供加盖公章报价单,经议价小组讨论后选择供货商进行采购。
②单品累计5000元及以上物品,需三家以上供货商提供加盖公章报价单,经议价小组讨论后选择供货商,与供货商签订购销合同进行采购。
③单次采购1万元及以上物品,需三家以上供货商提供加盖公章报价单,经总经理办公会讨论通过后,由综合部按会议纪要选择供货商签订购销合同进行采购。
④其他低值易耗品的日常采购,经询价比价后按低价采购原则进行采购。
对于需签订购销合同的物品,应严格把关合同条款,确保公司财产不受损失。
3、进度跟催 
(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应。 
(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。
4、市场调研
由于物品(物资)市场价格有所波动,采购人员需每半年对常规采购物品(物资)做一次市场调研,进行价格咨询,并将调研结果报相关领导进行备案。
(二)物资入库管理
采购物品(物资)到公司后,固定资产、工程物资、劳保用品等经需求部门验收,办公用品等常用品经库管验收合格后,库管开具《入库单》,按流程办理入库手续。
1、所有入库物品都要妥善保管,防止损坏、变质、丢失。定期检查保质期或有效期,防止过期失效。
2、 所购物品入库后,要摆放整齐,归类有序,便于领取。
3、 严格把好入库关,对所采购物品全部验收合格,并按物资采购明细表、发票所列的物品检查无误后,方能入库。
4、 杜绝买而不入,并对所入次品负责。
(三)物资出库管理
1、各部门领(借,租)用物品(物资)时,应填写物资申领出库单,保管员留存登记库存台帐。
2、填写好的物资申领出库单由领用人及其部长签字。其中,工程部日常维修所需工程物资,在本部门申请领用时,应认真填写物资申领出库单,并在申领人部长签字后,方可领取。
3、保管员按物资申领单发放申领物资。借用物资应按
时归还。
4、特殊急用物品(物资)可由使用部门先行领用,事后按程序补办手续。
5、已出库使用年限内的工具及物品丢失要按质赔偿后方可补发,特殊情况由责任人提交书面情况说明并由部门领导主管副总经理、总经理签批后方可发放。
附:部门物品需求清单
******公司物品采购申请单
******公司设备设施报修单
******公司工程物资采购申请单
******公司采购物资验收入库单
******公司