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汇报人:朱宏、1102班
资料查找:苏晓菲、1101班
PPT制作:王晓磊、1101班
秘书信息管理
CONTENT
一、信息的收集
二、信息的筛选
三、信息的分类
四、信息的校核
五、信息的传递
六、信息的存储
信息的概述
1、信息工作的意义
信息工作是一切行政工作的基础
信息是领导决策的依据
信息工作是增进秘书才能的最佳途径
2、信息的特点
⑴、客观性⑵、时效性
⑶、可塑性⑷、共享性
⑸、依附性⑹、传递性
⑺、开发性⑻、无限性
一、信息的收集
1、秘书工作中,信息收集的主要范围
政策法规信息企业信息
客户信息贸易信息
国际金融信息行单位间信息
2、信息收集的渠道:
1)大众传播媒介 2)图书馆
3)联机信息检索渠道(搜索引擎)4)供应商和客户
5)贸易交流渠道 6)信息机构渠道
7)关系渠道 8)调查渠道
3、信息收集的要求
1)价值性
2)时效性
3)层次性
4)针对性
5)全面性
4、信息收集的方法
1)观察法
2)阅读法
3)询问法
4)问卷法
5)网络法
6)交谈法
7)购置法
二、信息的筛选
筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择,判断信息的价值,决定信息的取舍,提取真实、有价值、能满足需求的信息。
那么作为秘书,身边常备的信息资料有哪些?
参考书(字典、年鉴、百科全书等)
报纸期刊
统计资料
地图集
内部文献
常用人名联系方式
行业相关政策汇编、法律法规汇编
筛选信息资料的方法
标记说明
摘记
复印、裁剪
留意标题
筛选信息资料的要求:
分析信息需求,紧靠主题,选择与本主题密切相关的信息,带有倾向性、动向性或突发性的信息,能预见未来发展趋势。同时,剔除虚假、过时、重复、空洞的信息
信息筛选的程序
看来源-看标题-看正文-决定取舍
1、突出主题思想
2、选择典型性、淘汰一般
3、有时效性、充满新意
4、从实际出发,有特点
5、选择宏观、淘汰微观
三、信息的分类
信息的分类方法
字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等)
地区分类法
主题分类法
数字分类法
时间分类法(按信息形成先后)
信息分类的注意事项
1、利用颜色、标签区分类别
2、建立交叉参照卡
四、信息的校核
信息校核的范围:对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。
信息校核的要求:
1、以原始数据为基础
2、要排除主观因素的干扰
信息校核的程序:
确定内容-选择校核方法-核实分析信息-作出判断
1、溯源法
2、比较法
3、核对法
4、逻辑法
5、调查法
6、统计法
核对
计算
定性、定量分析
逻辑推理
判断真伪