酒店应收账款管理制度.doc

应收账款管理制度
为进一步规范公司应收账款管理,保证资金周转顺畅,避免呆账、死账的出现,并结合公司实际情况,特制定本办法:
一、客户签单规定。
1、协议客户签单须由营销部门提出申请,通过财务部和营销部调查客户资信情况后,签订客户赊账消费协议。所有客户签字协议必须报公司总经理审批。若有私自记账造成的经济损失由该经办人全额赔偿。
2、签字记账协议必须明确签字人员,并预留签字人的签字字样,双方单位盖章,法定代表人签字,明确各自权利、义务,确定收费标准结账方式以及授信额度。各收银点应严格按协议执行。
3、小型、新办企业原则上不允许签字记账;如签字除执行第1条规定外;账款必须当月结算,如果到期不结账,即要停止签字。财务部以书面的形式停止该协议单位的签字权。经审批后由财务部及时通知各收银点停止该客户的签单权,对未按规定执行造成经济损失由经办人全额赔偿。若属信息传达不到位造成的经济损失由财务部应收账款负责人全额赔偿。
4、个人一律不允许签字记账。原则上不允许担保签字,有特殊情况,关系单位或关系人需临时记账(无记账协议)的,必须由部门经理以上管理人员同意并签字担保才能记账,记账总额不得超过5000元,并由担保人负责回收,担保人对所担保账单负担保赔偿责任,其他人无权担保记账。
二、应收账款的催收
1、应收账款由营销部和财务负责催收,并于公司绩效挂钩。
2、催收时间遵循两个标准,时间标准为每两个月催收一次,金额标准为客户记账超过5000元时,重点客户以协议的授信额度为主,有特殊情况需要延长付款周期的,须上报总经理批准后方可执行。
3、催收人员应做好详细的催收情况记录,账款收回后应及时与出纳办好款项交接手续,未能收回的款项要详细注明原因,经三次催收未能收回并预计今后无法收回的款项,由财务部上报总经理批示。
4、催收记录应妥善保存,作为评价顾客资信的重要依据之一。
5、如果结算方式使用的是支票,发现空头后,将退回原经办人员自行催要,时间定为10天,10天后重新转作外欠账管理。
三、应收账款账单及传递的管理
1、各收银人员对签字账单的合规性、真实性、完整性负责,审核内容包括:签字客户是否与本公司协议记账,签字人是否为协议规定的人员,字迹是否属实、清楚,金额是否正确。若签字账单存在上述问题,款项由该收银员负责收回,无法收回的,负赔偿责任。
2、应收账款负责人对账单的合规性、真实性负审核责任,若经账款会计审核过的账单存在第1项中所述瑕疵且出现呆账、死账的,由经办人负责,应收账款会计审核不清造成的呆账、死账的,负连带赔偿责任。
3、财务部于每月5日将上月的应收账款明细表和重点客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料报总经理。
4、收银点之间账单传递:当班收银员必须做好账单的传递工作,不得延误。若出现因传递不及时造成漏结账现象,由该收银员全部赔偿,账单传递应有书面凭据(各收银点之间传递时)。
5、由应收账款会计审核后退回的账单,即因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款,由该经办收银员补办手续,若出现呆账、死账,由该收银员全额赔偿。为保证酒店应收账目的真实及准确性,凡未签订协议而记账的账目未经总经理批准不得挂入应收账款,此类账款积压超过一个月的,由前台出据欠款说明记入当事人员工欠款,从当事人工资中扣除,每月汇总上报总经理。
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