企业公司档案管理制度.doc

档案管理制度
第一章总则
为进一步加强公司档案工作管理,现根据《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理规定》,结合我公司具体情况特制订此管理制度。
公司档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,便于及时利用,维护档案的完整与安全。本制度适用于淮南民生新城物业服务有限公司。
第二章机构设置与职责
人事行政部是公司档案管理工作的主管部门,由公司人事行政部主管日常档案管理工作,公司内实行网络分级管理、集中归档的体制。
人事行政部设立专门人员负责公司的档案管理工作,具体职责包括:
(一)专职档案管理岗位职责:
1、认真学习、宣传、贯彻《档案法》和有关档案工作的规定,建立健全各项规章制度,依法管理档案;
2、负责公司档案的收集、整理、鉴定、保管,力争齐全、完整、安全、便于利用。负责档案史料、大事记、组织沿革、文件汇编、数字汇编、全宗介绍等必备检索工具的编研。积极开展多种形式的档案工作服务,努力提高档案利用的价值;
3、认真做好档案的保管工作,按照“八防”(防火、防盗、防潮、防虫蛀、防鼠、防尘、防高温、防强光)要求,管好橱具和档案材料实体。档案库房严禁非档案人员入内,严禁存放杂物和易燃品,要经常检查,发现问题,及时处理;
4、经常深入各部门、各科室做好平时、年终文书归档的指导,充分发挥档案室的指导、监督和检查作用。组织中层以上管理干部和各部门(各科室)兼职档案人员进行档案工作的学习、培训、总结交流经验;
人事行政部档案室负责对各部门档案管理进行帮扶,对档案管理薄弱的部门或公司要提出相应可行的解决方案,改善其档案管理,提高公司整体的档案管理水平;
5、制定公司档案管理制度,严格贯彻查找、借阅、复制制度,做到不损毁、不遗失、不泄密;提高自身素质,钻研业务并能熟练的运用,不断提高档案科学管理水平。
(二)档案人员岗位职责:
1、认真学习、宣传贯彻执行《档案法》及有关的方针、政策,增强法制观念,提高依法办事的自觉性;
2、按照档案工作的基本原则,根据董事局办公室档案室提出的工作要求,认真负责做好本部门档案归档整理工作;
3、努力钻研业务,工作遇到的问题要及时反馈到企管办档案室,切勿主观臆断;
4、档案工作人员要经常向领导汇报档案工作,争取领导的重视与支持,将档案工作列入本单位的工作计划之中,同时,要严格的遵守岗位责任制;
5、档案工作人员调动时,要严格办理交接手续,将所管的档案资料情况交待清楚,否则不予离职。
第三章档案库房管理
档案库房的技术管理工作,设有专人负责,要严格遵守党和国家关于安全、保密的有关规定,维护好档案,免遭损害和褪色,并防止人为造成的不安全因素。
非档案人员未经许可,不得进入档案库房,严禁在库房会客、开会或其他工作,并与办公室、查阅室分开。上下班随时检查库房门窗,检查安全防范措施。
库房技术管理严格按照《档案库房技术管理暂行规定》执行。
第四章文书档案归档
归档文件整理原则:
(一)遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。在《归档文件整理规则实施办法》中将归档文件按不同年度、机构分类,将办理完毕的文件材料依照《归档范围和保管期限》的规定,进行价值鉴定,对无保存价值不须归档的文件,可按正常手续销毁,属于归档范围内的文件材料给予划定保管期限;
(二)贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针,简便、高效、科学地开展归档工作,推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
归档文件整理要求:
(一)归档文件应齐全完整,保管期限划分准确。在当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限内,确保应归档文件材料齐全完整,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整,价值鉴定准确;
(二)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求,如碳素墨水、蓝黑墨水、印泥,不要使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、红墨水、复写纸等不耐久的书写材料。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行,文件修整包括修补、复制、去除易锈金属物及折叠;
(三)归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上,运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)要求。
归档时间要求:当年产生的文件,在次年四月份之前完成,过程中必须定期收集文件,以防文件丢失。
第五章科技档案归档
科学技术文件材料:记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。科学技术档案:企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产