企业公文处理办法.doc

附件2
**公司
公文处理办法
第一章总则
第一条为促进**公司(以下简称公司)公文(包括电子公文,下同)处理工作的规范化、制度化、科学化,根据**公司公文管理的有关规定,结合公司实际,特制定本办法。
第二条公司公文是公司在管理过程中形成的具有法定约束效力和规范体式的公务文书(包括电子数据和电子文本,下同),是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布制度、规定和措施,请示和答复问题,安排生产经营活动,布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具。
第三条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密及公司秘密的安全。电子公文的归档按照国家档案部门的有关规定执行。用于电子公文传输或存储的计算机等设备应指定专人管理和维护。
第五条公文的处理,除涉密及国家有关制度要求必须通过纸质文件办理外,其余一律在公司网络协同办公系统(Office Anywhere,以下简称OA系统)上运转办理。在OA系统上流转的公文,按照公司《网络协同办公系统管理办法》有关规定执行。
第二章公文的定义、种类与适用范围
第六条本制度适用于本公司及全资子公司,控股子公司参照执行。
第七条公文处理,是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第八条综合事务部是公文处理的管理机构,主管公司并负责指导公司所属各部门、子公司的公文处理工作,保证电子公文流转正常。各部门公文处理人员必须严格遵守本办法,认真做好公文处理的各项相关工作。
第九条公司常用的公文种类有:
(一)决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员。
(二)议案
适用于提交公司董事会审议的重大事项。
(三)通知
适用于发布制度、规定;批转所属各部门的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;要求办理和需要有关部门周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。
(四)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(五)报告
适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复询问。
(六)请示
适用于向上级单位请求指示、批准。
(七)批复
适用于答复所属各部门的请示事项。
(八)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九)函
适用于不相隶属单位和平级单位之间的商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
(十)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印制单位和印制日期等部分组成。
第十一条涉及秘密的公文,应在公文首页右上角标明保密等级和期限。其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。密级文字用四号黑体。
第十二条紧急公文应根据紧急程度,在公文首页右上角标明“特急”、“急件”,紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”。紧急程度文字用四号黑体。
第十三条发文单位应写单位全称;联合行文,主办单位应当排列在前。
第十四条发文字号应当包括:单位代字、年份、序号;联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号一般标注在发文单位之下,横线上方居中;函件的发文字号标注在横线下方右侧。发文字号用三号仿宋体字,年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。
第十五条上行文应在横线上方左侧标注发文字号,右侧注明签发人,其中“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。签发人姓名用三号楷体字。
第十六条公文标题应准确简要概括公文的主要内容,并准确标明公文种类。公文标题中除法规、规章制度名称加书名号外,一般不用标点符号。
第十七条主送单位指公文的主要受理单位,应当使用单位全称或规范化简称、统称。
第十八条公文如有附件,应在正文下空1行,左空2字,用三号仿宋体字标注附件顺序和名称,附件名称不用书名号,附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起,附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起,附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号(形式为“×××〔2011〕××号附件:”)。
第十九条公文除会议纪要外,一律加盖印章。印章盖在成文时间的中上方,上沿不压正文,底边在成文时间之下,不再落款。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第二十条联合发文,联合发文单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序,应与文头单位排列顺序相同。
第二十一条成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文,以最后签发负责人的签发日期为准。会议通