费控系统操作手册-V1.2.doc

华安保险费控信息系统项目
<上线准备阶段>
用户手册-费控管理
作者:
姚化雨
保存日期:
2014年1月15日
交付签字:
交付日期:
2014年1月15日
文档修改记录
文档状态
最后修改日期
初稿

目录
1. 概述 5
系统功能 5
用户分类 6
系统登录 6
2. 会议费(内部) 13
会议费(内部)动支申请 13
会议费(内部)报销 22
3. 会议费(外部) 31
会议费(外部)动支申请 31
会议费(外部)报销 32
4. 培训费(内部) 34
培训费(内部)动支申请 34
培训费(内部)报销 35
5. 培训费(外部) 37
培训费(外部)动支申请 37
培训费(外部)报销 38
6. 差旅费 40
差旅费动支申请 40
差旅费报销 41
7. 招待费 45
招待费动支申请 45
招待费报销 46
8. 其他费用 49
其他费用动支申请 49
其他费用报销 51
9. 资本性支出 55
资本性支出动支申请 55
资本性支出报销 58
10. 资本性支出(追偿车) 62
资本性支出(追偿车)报销 62
11. 跟单费用 64
绩效工资报销 64
劳务费报销 67
销售费用报销 69
跟单费可报销批次导入 72
12. 动支&报销申请审批 77
审批 77
会计复核记账 80
13. 附件添加 83
14. 草稿箱 86
概述
华安保险费控系统对费用管控的动支(含借款)、报销、审批、记账、支付等进行全流程的系统化管理,实现了公司各层级之间、各部门之间审批的电子化和标准化,基于系统内置的预算执行管控体系,通过事前计划、事中控制和事后分析,充分发挥预算在经营活动中的管理和控制作用。
系统功能
根据公司费用管理要求,对差旅、招待、会议、培训和资本性支出等重点费用实行事前动支管理,即要求先动支、后报销,不允许无动支报销;另外,为严格借款管理,对于其他费用报销,如果需要借款的,也需要做动支申请,而且必须在动支申请的金额之内借款。动支功能图如下:
为方便操作,将费用报销分为差旅报销、招待费报销、会议费(内部、外部)、培训费(内部、外部)、其它费用报销、跟单费用报销、资本性支出报销、资本性支出(追偿车)报销等类型,每个类型都有相应的表单格式和审批流程,供用户选用。报销功能图如下:
用户分类
费控系统的用户主要分为操作员、审批人和记账会计三大类。操作员负责动支、报销单的录入、上传附件、提交和打印等操作;审批人对各类动支、报销单据进行审批,在审批过程中可以查看相关附件(如单据扫描件等)、预算执行信息;记账会计负责对照系统中的报销单,对原始单据进行审核,并对系统生成的记账凭证进行检查,核对无误后将报销单过账,并触发提交付款指令到资金系统,以进行报销费款。
系统登录
在浏览器中输入http://cep./irj/portal,即可进入登录画面。为方便使用,可将该网址加入收藏夹。
在网页中输入“用户”和“密码”,点击“登录”即可。
用户主要使用两类功能:个人工作和费用报销
个人工作包括通用工作清单、草稿箱、单据查询功能:
通用工作清单,即待办清单,列示需自己审批的单子,或退回给录入人,需要录入人进一步处理的单子;
草稿箱,列示录入人暂存的、尚未提交的单子;
单据查询,提供组合查询功能,使录入人、审批人、会计可以查询自己经手过的相关单据。
费用报销包括动支申请和费用报销功能:
动支申请, 处理各类动支申请;
费用报销,处理各类费用报销;
一,点击“动支申请”,系统显示动支申请菜单项:
点击某菜单条,如“会议动支申请”,系统显示会议动支申请表单屏幕:
点击菜单条上的“三角”按钮,可关闭菜单:
再点击此“三角”按钮,可打开菜单。
二,点击“费用报销”,系统显示费用菜单项:
点击某菜单项,如“差旅费报销”,系统显示差旅费报销表单屏幕: