内业管理办法.docx

内业资料管理办法
一、总则
为做好工程处内业管理工作,促进内业管理规范化、制度化、科学化,提高工作效率和内业质量,根据公司和分局有关规定,结合工程处实际,特制定本管理办法。
内业管理应当坚持实事求是和认真负责的工作作风,努力提高内业管理工作的效率和质量。
工程处内业人员应当忠于职守、言行严谨,具备有关专业知识;应当热爱本职工作,刻苦学和工作能力,积极主动地完成任务。
二、管理办法
㈠公文处理
收发文件必须做到及时、准确、安全。收发文件由专职内业人员统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
公文处理工作必须严格执行国家保密法律、法规和企业有关保密规定,确保国家秘密、企业商业秘密的安全。
1、行文规则
⑴行文应确有必要,且少而精,注重效用。
⑵行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报
告。
⑶要大力精简文件。可发可不发的文件坚决不发;除法规性文件外,一般不得转发,应结合实际提出贯彻意见。
⑷工程处要控制行文,注重实效,同时注意参照分局行文具体格式统一规范行文。
2、收文办理
⑴收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、传递、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
⑵工程处要建立收文登记制度。公文由专职内业人员统一登记。没有经过专职内业人员签收的公文,应当到专职内业人员处补办登记手续。收取电子文件也应由专人管理,统一编号并及时处理。
⑶需要办理的公文,由技术质量部主任提出拟办意见后,再送领导人批示,转有关部门办理,紧急公文,应当提出办理时限。需送领导人批示时,应当同时将主要内容告知主办部门。涉及几个部门的问题,分办时应当确定一个主办单位。分辨不清主办单位的,应当与有关部门协商或者请示领导确定。
⑷收到需办理的公文后,各部门要抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于自己业务范围,或者不适宜由本单位(部门)主办的,应当退回交办的部门并说明理由。
⑸送领导批示或者交有关部门办理的重要紧急公文,综合办公室要负责催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。重要的限时的文件,承办单位如确定需要延长办理时间,应当第一时间向来文单位说明原因,并告知综合办公室。
⑹凡涉及其他部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商、会签。经办人员协商不能取得一致意见时,部门领导应当亲自出面;如仍有分歧,主办部门要将各方意见报送主管领导研究决定。
3、公文归档
⑴公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局发布的DK/T22-2000《归档文件整理规则》和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。立卷工作由公文主办单位(部门)负责。公文处理完毕后,承办人员应当将定稿和有关材料及时归档。立卷工作应当在平时不断进行,避免突击。
⑵公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映工程处的主要工作情况,便于保管和利用。
⑶联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。
⑷草拟、修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求,一律使用黑色或蓝黑色钢笔,不得使用铅笔和圆珠笔,不得使用纯蓝墨水。 
⑸工作人员调离岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 
㈡内业资料管理
1、内业资料管理人员应按施工准备、施工过程、竣工验收三个阶段建立如下档案归档:
⑴施工准备
:保存设计文件、设计图纸及设计交底资料(技术台帐1);
:保存设计审查意见书及业主回复意见,调查资料及业主回复等;
:保存总体施组、单位过程施组等;
:保存特殊过程、关键工程、控制性工程等的实施性施工方案;
:保存各类施工规范、标准、定型图,并按盒归档,建立台帐(技术台帐2);
:保存交接桩记录,过程复测、定测资料及放样测量资料等;
:保存材料取样、土工试验、配合比实验资料等单独成盒归档,并建立台帐(技术台帐3);
:根据开工报告台帐归档,一盒不够可分多盒归档,并建立台帐(技术台帐4);
Ⅱ、施工阶段
:保存关键工序作业指导书;
:保存各类技术交底,并建立台帐(技术台帐5);
:保存各变更设计,并建立台帐(技术台帐6);
:保存各类隐蔽工程检查证等,并建立台帐(技术台帐7);
:保存各类过程施工试验资料,并建立台帐(技术台帐8);
:保存检验批、分项、分部、单位工程质量评定资料,并建立台帐(技术台帐9);
:保存技术创新过程中的收集资料、数据图片等以及各类技术总结、QC或工法等;