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高校数字化档案馆建设
摘要:高校档案是信息资源的一个重要来源。数字档案馆的建设是“数字校园”建设的一个重要部分,担负着学校各类档案,数字信息资源的管理和利用。本文分析了数字档案馆的内涵,结合高校数字档案馆建设的总体目标,对建设数字档案馆建设的内容和方式提出了建议。
关键词:信息资源;档案;建设
中图分类号:G7 文献标识码:A 文章编号:1006-026X(2013)09-0000-01
随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进,传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求,越来越多的高校相关档案将以电子文件出现,但现阶段却没有对应的系统管理制度,高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。

“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关,它是基于现代信息技术的数字手段,进行网络电子档案信息资源的分布式连接,利用档案信息不受时间和空间的限制,大规模,分布式的数字信息系统,实现资源共享。

随着信息时代的到来,现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域,电子信息传输,电子文件,各种管理系统,应用程序和档案数字化建设的需要,使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大,高校档案的数量不断增加,高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理,文件鉴定,整理。而科学,规范的电子文件管理流程,档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。

高校档案的数量不断增加,存储空间则没有变化,数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来,随着高校的扩招,高校档案数量激增,然而,文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题,档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架,仓库管理,这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设,从长远的角度来看,可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来,而且还可以大大减少档案的占地面积。同时,多媒体教学文件,CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集,整理和利用的发展,满足人民群众日益增长的信息需求。因此,数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。


高校档案数字化建设的认识不够。许多学院和大学都有专门的机构档案,开发出了多种档案法规,但执行不力。特别是对一些领导对本部门档案工作的重要性认识不足,同时,一些档案部门的管理人员档案意识淡薄,备案业务监督不力,指导不足。
专业人员的缺乏
数字档案馆的理论体系还未形成,目前的高校数字档案国内学者的研究理论还没有具体实施,数字档案馆工作人员必须掌握计算机的基本知识和技能。目前,具备这个能力的档案人才还比较匮乏,这是高校数