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文书管理
二00五年
课程目标
☆学员掌握公文写作、管理规范
☆公司内部文书处理工作规范化、制度化、标准化
☆提高文书处理工作的效率和文书质量
名词解释
文书:
是日常公文的一种,包括通知、令、公告、签呈、图纸、报表等以纸张书写、记录的材料。
文书的撰写
一、日常文书的撰写应根据使用需求,以令、
公告、通知、签呈、报告、联络/备忘单
(FAX/MEMO)、会议记录及信函等方式
撰写,并依附建议格式进行写作。
二、文件编号应以“年度-部门代码-流水号”方式
编写。
如:2005-040-001
三、日期的编写统一以西历为主,顺序为年、月、
日,年用四码表示,月日则以两码表示。
如:2005/01/01
文书的撰写
文书的撰写
四、文书写作以A4用纸为主。书写如若超过一页时,
应统一使用附件之格式缮写。对外发文之公文,
一律以打字为准。
五、文书如有附件,应在行文中说明,或在正文末
尾处注明其顺序和名称。
令、公告、通知
受文者、副本、发文者应当写全称或者规范化
简称。文内使用简称,一般先用全称,并注明
简称。受文者与副本为文书发放的对象,发文
者为文书撰写单位或权责单位。其中人事令、奖惩公告以人资单位为撰写单位。
文书的撰写
报告、签呈
书写格式以“主旨、说明、拟办或建议”三段式或二段式应斟酌使用,一般报告使用二段式。如需会办或转知其他非直属单位,应于文末,另立一行以“敬会某单位”标明所需会办或转知的相关单位。
文书的撰写
会议记录
各项工作会议,一般由会议召集单位或指定专人负责会议记录工作,以利备查或呈报。
文书的撰写
联络/备忘单(FAX/MEM0)、信函
发文不限定签名,但一般以各经办部门主管签字为准。对其内容重要者,需由部门主管转呈公司总经理签核后,方得发出。
文书的撰写