公司接待管理规定.doc

文件名称文件编号hajy-xz-05生效日期15年06月01日公司接待管理规定版次/页次第1版/ 目的为加强公司对外交流和开展业务合作,及时为来访者提供优质服务,充分展示公司良好的精神面貌,按照热情,节俭、对等的接待原则,规范公司对外接待工作,特制定本制度。 适用范围适用于来公司参观、访问、考察的客商和所有来宾。 管理职责公司董事长、总经理、副总经理认为亲自接待的来宾以外,其余由办公室负责接待工作。 定义普通客人——与公司发生业务关系的一般人员(含应聘人员)。重要客人——政府部门高级领导、重要客户、公司协作单位领导、外宾等为重要客人。:客人来访时,办公室接待人员应引导客人到指定位置,及时奉上茶水。要求:负责接待人员应主动、热情、大方、微笑接待客人;通知:通知被访者,告知客人姓名、单位。如被访者不在,请示相关领导是否安排相关人员接待。用餐:如来访客人需用餐,则由接待部门通知办公室安排用餐,具体标准参见用餐相关规定。确认:客人离开,由接待部门在《来访信息记录表》上确认。接待层次:A:原则上招商类接待,县区级及以下,由分公司安排自行接待;市省级招商由分公司一名领导陪同,总公司领导亲自接待。B:事关公司形象及重要外联活动,由总公司领导或安排人员接待。,办公室确定客人的详细资料(如来访的目的、来访客人单位、姓名、人数等),提醒相关部门及人员做好接待准备工作。,临时来访客人,公司前台先通知办公室主任,由办公室主任引见相关接待人员。,根据接待方案,责任到人与各时间点。,提前安排人或车辆到指定地点迎接。。会议室安排茶点、水果、咖啡、毛巾、笔、纸、席卡(确定双方出席人员)、公司介绍资料以及灯光、空调的开启等设施、物品。、样品展览室、显示屏幕等接待设施。。办公室指定摄影人员对整个访问过程实施摄影。,可以安排重要客人与公司领导留影、留念、题字(题字薄)。,宴请或带领来宾观光,公司相关领导陪同并派专车接送。,由相关领导或部门人员送行。(如重要客户、政府重要官员及社会名流),公司领导及有关部门领导应主动在门口迎接并引进会议室。,接待人员倒茶添水。,幻灯片或DVD介绍公司情况;中、英文人员专场解释。,公司专人负责回答问题,专业人员提供相关资料。,专业人员陪同解释。。客人用餐、住宿、赠送礼品等行为按照相关标准执行。,餐费标准在60—80元/人,不含酒水。重要客人餐费标准在120—150元/人,不含酒水。特殊重要客人