公司档案管理制度（DOC样本）.doc

十三、,原稿由各文书管理部门归档,经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文书管理部门主管同意后妥善保存,文书管理部门以影本归档。,由各公司经理室或事业部经理室统一制定,总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。第二条文件点收文件结案移送归档时,根据如下原则点收:,如有短缺,应立即追查归入。,应有管理部门主管的签认。,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。,应立即退回经办部门。,应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理。第三条文件整理点收文件后,应依下列方式整理:,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。,左方装订则对准左上角、理齐钉牢。、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分,部门区分之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。。如果因案件较多,三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多,也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。“小类”(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档案装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。²1²1²²1AA——D——EE1²11²1²1²其中AA为经办部门代号,为小类号,D为档案卷次,EE为档案目次。,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。、卷次及目次的编号,均以十进制阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少,及增长情形斟酌决定。,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。,不宜任意修改,如确有修改,必要应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。,应就“档案分类编号表”,查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,为此来编列档号。,应查明前案的档号并予以同号编列。,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。,右方装订的档案,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。,以便查档