市场管理部行政管理制度.doc

为规范管理,建立行政管理的标准和程序,结合市场管理部实际情况,制定本制度。
人力资源中心负责行政事务的规范化管理,市场管理部人力资源科负责具体实施。
本制度适用于各市场管理部内勤人员,市场外勤人员参照执行。
办公纪律
着装要求
工作期间,员工应保持着装整洁、大方。男员工穿衬衣、系领带、着西装长裤,穿正规皮鞋;女员工着装要求大方得体、正式庄重,与办公环境协调,着正规皮鞋(夏季可穿不露趾皮凉鞋)、穿丝袜,不得穿无袖、低胸服装。
周五可穿休闲装、凉鞋,但不得穿超短裙、透视装、背心、短裤、拖鞋等不得体装束(孕妇除外)。有重要会议或会见客户时,要求员工着职业装。
办公环境
人力资源科负责办公区整体布局。办公区要求整洁美观、布局合理。不得堆放有碍美观、卫生的物品。不得乱扔纸屑,随地吐痰。
员工下班或外出时,要求清理桌面物品及文件,将重要资料锁入抽屉。
工作纪律
工作时间不得在办公区大声喧哗、不得串岗、闲聊,不得吃零食、嚼口香糖,不得阅读与工作无关的书刊和处理私人事务等。
同事之间以职务或姓名相称。
礼貌热情接待来访客人,不允许与其争吵或态度冷漠、无礼等。
接听电话时应使用规范用语,如“你好!某某市管部/科”“请问您找谁?”“请稍等!”等。
严禁在办公区内吸烟。
电话、传真、复印及计算机管理
电话管理
拨打公务电话时应稍加构思,长话短说,不得超过15分钟,超出部分费用自理。
工作时间原则上不准拨打私人电话,确有需要,须经部门负责人批准,填写《私人电话登记表》(格式见SZ300201),并按实缴付电话费用。接听私人电话时间不超过3分钟。
严禁拨打非工作用途的声讯电话。
人力资源科每月定期打印长途话费清单备查。
传真管理
传真机应专人保管,严禁业务外传真。
下班时,应将传真机设为自动传真模式。
复印管理
复印机由人力资源科指定专人保管,登记使用,其它人员未经允许不得自行开机。
不得擅自复印机密文件和个人资料。
计算机管理见《资讯管理制度(市场管理部)》。
邮寄管理
人力资源科负责公务邮寄管理。
公务邮寄分平信、挂号信、包裹、特快专递及中铁快运等。
平信、挂号信:一般合同、信件、委托书、证明等函件资料类;
包裹:名片、产品、样品等一般物品类;
特快专递:小型灯箱片、案件材料、车辆证件、经销协议、银行汇票及其它特殊、紧急情况下需特快专递邮寄的物品等;
中铁快运:大型灯箱片等。
邮寄原则上不保价。价值3000元以上的贵重物品,根据实际情况申请保价金额,由人力资源科审核,总经理审批。
各市场及人力资源科必须设置邮件收发登记记录,详细记录往来函件收发情况,以备查询。
严禁以公务名义寄发私人邮件。
名片管理
名片由人力资源中心统一设计和印制。
市场管理部名片印制申请资格:主管以上(含主管)员工;业务代表、终端督导、超市代表、客户代表等市场外勤人员。
印制名片须提前15个工作日申请,每人每次限印一盒。
市场管理部人力资源科填写《名片印制申请表》(格式见SZ300201),市场管理部总经理审核,人力资源中心审批。
人力资源中心行政部将名片邮寄至市场管理部,由人力资源科负责人签收,并在1个工作日内传真至人力资源中心行政部备案。
每盒名片原则上使用期限不少于一个季度。
员工离职,其名片必须退回,由