数字档案室建设的实践与探索.docx

数字档案室建设的实践与探索数字档案室是指以电子档案为对象,以计算机等数字设备为手段,基于网络实现档案的收集、整理、保管、保护及共享利用,是各单位办公自动化的一个必需的组成部分,是单位信息化建设的基础内容。传统档案室到数字档案室的变革,是信息化条件下的必然选择,是档案工作发展的内在需求,是实现电子文件全过程管理和推动档案工作转型升级的最佳途径。一、数字档案室建设概况 《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设概论》,从数字档案室的内涵、内容和建设要求等几方面明确了建设要点。《指南》指出,数字档案室具有档案资源“数字”化、档案实体“虚拟化”、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化的特点。从而可以看出,数字档案室不仅具备传统档案室的基本功能,而且在管理档案的载体方面更加全面,管理流程更加连续系统,服务方式更为智能。同时,《指南》指明了数字档案室的建设原则,应当遵循“资源为先,标准规范,整体推进,确保安全”的原则,统筹规划,积极实施,务求实效。陆续出台了一系列相关标准,为数字档案室的规范建设提供了保障。所以,以档案资源为根本,标准为保障,技术为支持的数字档案室建设,能够达到档案信息资源有效管理和利用共享,从而实现档案信息资源的全过程管理,与数字档案馆无缝衔接。 “升级版”,是电子化的信息仓储,给档案信息管理带来了极大的便利。我国的数字档案室建设从XX年后增多,在建设初期,借鉴了图书情报领域的数据挖掘技术,采用传统的抽取、分类、聚类和关联分析法进行资源管理。而随着理论的完善和实践的推进,越来越多的融以大数据、云计算、算法和水印技术等网络技术进行管理,多采用“三网一库”基础设施建设,北京市77%的市属单位都是用电子档案管理系统,云南各馆室还设立了电子文件中心、电子档案查阅场所等,多依靠网络技术,从软硬件设备方面保障了数字档案室的基本建设。天津市的“一站式”查询服务,长春市开展的网上惠民工程、辽宁省的档案信息共享平台等,都利用网络之便,使数字档案室成为真正意义上的“没有围墙”的信息利用中心。而在数字档案室信息安全方面,各省市均采用档案数据异地备份的方法,建立“本地、同城、异地”备份体系,互结为档案异地备份基地,确保数字档案室信息安全。 ,数字档案室是真正意义上的中国创造。在我国建设数字档案室的实践过程中,各级政府都积极的进行了有益的探索,而且数字档案室建设大都列入了各级政府工作规划,如福建省将数字档案建设纳入“数字福建”建�O规划等。同时,浙江省政府下发决定,将数字档案室建设纳入浙江省政府直属单位工作责任制目标考核中。而且在实践推进中,还形成了具有中国地方特色的数字档案馆室,如太仓市数字档案室,长春数字档案室等。在提供服务方面,天津市的“一站式”查询服务,长春市开展的网上惠民工程、辽宁省的档案信息共享平台等,都利用网络之便,使数字档案室成为真正意义上的“没有围墙”的信息利用中心。而在数字档案室信息安全方面,各省市均采用档案数据异地备份的方法,建立“本地、同城、异地”备份体系,互结为档案异地备份基地,确保数字档案室信息安全。这些实践对中国今后的数字档案室建设的发展都有着积极的借鉴作用。在政策、技术和实践的三重推动下,数字档案室的建设正稳定和健康的