总公司档案管理办法.doc

总公司档案管理办法总公司档案管理暂行规定第一章总则第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。第二章档案管理第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。第三条档案室履行下列职责: (一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度; (二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作; (三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作; (四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。第五条档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。第三章档案的归档第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。一、本企业内部形成的文件材料; 二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料; 三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料; 四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料; 五、本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料; 六、本单位执行、办理的外来文件材料。第七条归档的时间: 一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。六、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第八条下列文件材料应随时归档: 一、变更、修改、补充的文件材料; 二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料; 三、企业产权变动过程中形成的文件材料; 四、其他临时活动中形成的文件材料。第四章档案的鉴定第九条每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。第五章档案的销毁第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。第十一条送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审,经处(分公司)级负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。第十二条销毁时要有档案人员二人以上,并由主管部门派人监销,共同在销毁清册上签字。第六章档案的保密安全第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,认真做好保密工作。档案管理人员,必须严格执行档案查