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物业管理档案是指物业管理单位在物业管理活动中收集和产生的,为物业管理工作提供依据和参考的,各种应归档保存的文字、图形、实物等文件材料。一、物业管理档案的内容物业管理档案管理内容包括建筑物档案、业主档案、管理工作档案。建筑物档案:包括建筑原始档案材料、维护、改造施工记录材料;如竣工验收资料,房屋的单体竣工图,装修管理档案、维修养护档案等。业主档案:包括业主登记材料、管理及租赁合约材料,服务记录材料、治安情况记录材料、回访记录材料等;如各类巡视记录、运行档案、满意度调查记录。二、物业管理档案的建立物业管理档案是工程的重要资产,是历史的原始的真实记录,是物业管理服务手段,是提高综合管理能力的基础。1、建立档案管理制度接照档案行政管理的要求,建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据,物业档案管理制度主要有:对机构部门管理人员职责的规定;对管理工作程序的规定;对档案相关责任部门的规定;对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度和标准;对违反制度的处罚规定等。根据档案资料初建的情况,拟首先制定如下制度:《物业档案管理制度》《档案查询利用制度》《库房管理制度》《档案移交验收制度》《档案内容及分类分密级标准》《档案文件借阅规定》2、确定档案的内容物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作中档案。根据要求,以下仅就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。三、建筑物原始档案建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时,从发展商手中接收的在工程建设施工过程中形成的工程档案。物业管理单位接受的工程档案,其内容应包括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件;一般具有下列内;建设综合文件材料和工程施工文件材料。其中包括竣工验收资料、房屋单体竣工图,具体内容详见表一:序号资料名称移交单位移交人接收单位接收人资料编号一产权资料1项目批准文件2用地批准文件3建筑执照二技术资料1竣工图—总平面图2建筑图3结构图4附属工程及隐蔽管的全套图纸5地质勘察报告6工程预决算分项单7图纸会审记录8工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)9隐蔽工程验收记录10沉降观察记录及沉降观察点布置图三竣工验收证明书1土建工程竣工验收证明书2建筑消防验收合格证3电信局电话工程竣工验收证书4钢材、水泥等主要材料的质量保证书5新材料、构配件的鉴定合格证书6水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书7砂浆、混凝土试块试压报告8供水、供暖管道的试压报告9如需物业公司临时代管的设备10开发商还需提供:水泵、配电柜、变压器、对讲系统、有线电视系统等设备的订购合同,验收证书、产品证书、产品说明书、竣工图纸等。四房屋使用资料1房屋产权资料2业主名单、地址、电话清单五供电、供水系统如需物业公司临时代管的,竣工验收后加办以下协议及证书(市各部门颁发的常规证书)1供电协议书2用电许可证3委托银行代收电费合同书4变压器报停申请表5用水申请审批表36月供水计划报告单四、建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理要作中对所管物业建筑本体(或称物业公共设施及公共部分)进行维护、改造的有关资料:1、维护改造申请表及批准文件2、维护改造工程施工许可证3、维护改造方案4、维护改造工程合同5、维护改造工程预算书及批准文件6、维护改造工程施工技术