档案管理办法.doc

档案管理办法54554218档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案管理办法》和《企业档案管理规定》,为建立健全股份有限公司区域总部(以下简称总部)的档案管理制度,提高档案的管理水平,更好地为生产经营管理及区域总部的发展服务,结合区域总部档案工作特点,制定本办法。第二条档案是指区域总部在进行生产建设、技术管理、经营管理、区域总部管理、基本建设等活动中形成的,对本部有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。第三条区域总部形成的各类档案均实行集中统一管理的原则,不得由各承办部门和个人分散保存,以确保档案的齐全完整和有效利用。第四条区域总部档案工作由档案室承办、分管领导全面负责。会计档案工作由总会计师分管,项目建设档案工作由该项目负责部门分管。第五条档案工作应列入区域总部发展总体规划,纳入区域总部管理、生产建设、技术管理的管理规章制度中,纳入分管领导的岗位职责和管理人员的岗位职责中。第六条档案部门的管理费用(如增添设备、购置用品及必要出差费用)应纳入经费管理计划,确保档案业务工作正常进行。第二章档案管理机构和任务第七条区域总部设立综合档案室,集中统一管理区域总部的文书档案、项目建设档案及其它各种门类档案第八条档案管理工作的主要任务一、贯彻、执行党和国家及中国交通有关档案工作的方针、政策、法律、法规,制定区域总部档案工作的规章制度和发展规划,并组织实施;二、对区域总部所属档案管理工作进行监督、检查和指导;三、综合管理部对其他归档单位的平时立卷和立卷工作进行指导,集中统一接收、整理、保管和统计各类档案,对归档文件材料的修改、补充进行指导和检查;四、多元化开展档案管理技术革新同时,对档案材料进行有针对性的编辑。积极开展档案的利用工作,为区域总部的管理、生产和科学研究服务;五、根据上级档案管理部门档案进馆范围的规定,向上级档案管理部门移交所需进馆的各类档案;六、学习、研究和采用新技术,做好区域总部档案工作现代化的开发与利用工作;七、有计划地培训各级档案人员,努力提高档案人员的思想水平和业务素质;八、参加上级档案管理部门组织的档案工作和业务交流会议及档案协作组活动;九、完成上级档案管理部门及区域总部领导交办的档案业务工作。第三章档案工作人员的条件与职责第九条区域总部应依据国家有关规定和实际需要,配备档案人员,并保持档案工作人员的相对稳定。档案人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案工作,有较强的事业心,努力钻研档案专业理论知识,了解、熟悉区域总部主管的业务范围,忠于职守,遵守纪律、身体健康,一般应具备本科以上文化程度和一定专业知识,负责管理党组织档案工作人员必须是共产党员,符合机要人员条件。第十条档案工作人员的主要职责一、贯彻档案工作的方针、政策及各项规章制度,并掌握现代化档案管理新技术;二、指导各部门做好文件材料的收集、整理等归档工作;按照有关档案管理规定、案卷质量标准,提高档案的案卷质量;三、做好所分管档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作,熟悉所保管档案的情况;四、保护档案的安全,做好防护工作;五、积极开展档案业务指导工作,并采取各种有效措施,检查督促;六、做好档案利用服务工作,编制适用检索工具,迅速准确地查调档案;七、遵守保密制度,未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案机密内容,确保档案机密安全;八、热情做好服务工作,严格执行借阅规定;九、做好各级领导交办的其他工作。第四章立卷第十一条凡本区域总部各项活动中形成的具有保存价值的文件材料,均由文书处理部门或文件材料形成部门按照中国交建发布的档案质量标准和要求进行整理,并定期向档案部门移交归档。项目建设档案应执行交通行业项目建设档案管理制度、规范、标准。立卷人员要做好平时归卷工作。对己办理完毕及批存的文件材料及时收集、归类、集中统一保管,编制平时归卷使用的案卷类目。承办人员借用文件材料时,立卷人员应积极提供,并做好相关服务工作和办理借阅手续等。第十二条电子文件在归档移交前,归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测,确保载体的安全利用。第十三条文件材料归档范围和保管期限按照《文件材料归档范围和保管期限表》执行。文件材料保管期限分为永久、长期(16至50年)和短期(15年)3种。第十四条保管期限计算:文书档案应从案卷所属年度算起;项目建设档案(指项目档案)应从归档齐全后(如一个项目分批归档,则从最后一批归档时)的下一年一月一日起算。会计档案应从会计年度终了后的第一天算起。第十五条根据国家有关规定,标明案卷密级,密级以卷内文件材料的最高密级为准。第十六条文书文件材料立卷一、立卷原则:贯彻执行国家关于文书处理部门立卷的原则。区域总部文书立卷由文件承办部门负责。二、立卷方法:遵循文件材料的形成自然规律和特点,保持文件之间的有机联