档案管理办法.doc

档案管理办法83654莁蒇莆膃螂腿膅芃膃******任公司蚇关于印发《档案管理办法》的通知膈莂芀公司各部门:荿为加强公司档案管理,维护档案的完整性、统一性和安全性,有效地为公司的决策、发展及各项工作服务,现将经各部门讨论通过的《龙岩市国城置地有限责任公司档案管理办法》印发给你们,请遵照执行。羇特此通知莂蚁肁蚆******公司蒂2013年9月4日肂葿蒅薂蒃版次:(2013年)芁蒈******公司蚂档案管理办法薀蚈第一章总则芆第一条为加强公司档案管理,维护档案的完整性、统一性和安全性,有效地为公司的决策、发展及各项工作服务,特制定本制度。螂羀第二章公司文件、材料归档管理莀第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料和公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档均列入归档范围。肅1、综合类:主要包括政府、上级主管部门、公司在工作中形成的文件材料。肆2、房产档案:主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。莁3、工程档案:主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的文字、图纸、函件、联络单、招(投)标文件、合同等文件材料。袈4、经营档案:主要包括产权变更、物资采购、房屋销售租赁及其他经济活动中形成的档案材料。肈5、财务档案:主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。膆第三条文件材料的归档要求: 螂1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。薀2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。袇3、归档文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。芅4、归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。膃5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。肈6、归档的文件材料必须为正本,本公司编制的文件应附发文稿纸,归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。蚆7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。莅8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。莀9、为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。螀第四条归档时间莅1、办公室对公司收发文按年度在次年六月底前归档。蒅2、工程部在项目建设过程中形成的材料,原则上由项目部保管;待项目竣工完成后一个季度内完整移交涉及项目立项、土地审批、招(投)标文件、合同及所有相关图纸等,与相关业务单位的往来信函和监理例会会议记录等相关材料的原件也移交至办公室统一编册保管。螁3、经营部在经营管理活动过程中形成的相关文件材料,应在一个自然经营周期办理完毕后的第二年度上半年,将原件移交至办公室归档,部门可留存复印件。确实因工作需要留存原件须向办公室申请,经总经理同意后留存原件至本部门,交复印件至办公室先行归档。膈4、财务部的会计档案资料,应在第三年度的上半年移交归档。蒈第五条凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目,公司必须保存一整套原件档案。薅第六条送交材料的部门,要填写《移交档案材料登记表》一式两份,接交双方签字,履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。膂第七条归档文件留存袀1、因涉及合同履行,经办部门自留合同复印件一份,合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份;原件由第一顺位办公室和第二顺位财务室留存。膇2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。蚅第七条档案保管期限薃保管期限分为永久、长期、短期莇1、永久:凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。保管期限为永久。羅2、长期:凡是反映公司的一般工作活动,在较长时间内对公司有查考利用价值的档案,列为长期保管。保管期限为30年。蚅3、短期:凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案,列为短期保管。保管期限为10年。虿第八条档案管理聿1、档案室应制订科学合理的档案分类方案,对档案进行分类、编号、排架;螄2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计;螅3、档案室对保管期限己满的档案,应造册报有关人员审核,经总经理室批准后,予以销毁。未经批准,不得销毁任何档案。肀4、档案室对己破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。薇5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查,遇有特殊情况,应立即向董事会及总经理室报告,及时处理。螇第九条档案的利用与开放袅1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用,公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料,需经本部门负责人签字批准。借