如何开好一个会议.doc

导语:每个人都害怕冲突,领导层怕自己的管理能力因此受到质疑,员工怕自己被解雇,所以与会者总是讨论无关紧要的事,对棘手的实质问题避而不谈。又开会?叹气……即使简短高效的会议也有浪费时间和无意义争吵的时候。幸运的话,这些时间会被参与者利用当作中场休息;否则,他们的精力会被逐渐耗尽。那么如何开一个高效有意义的会议,来看看本文中专家提出的一些建议吧。“即使工作进度停滞不前,一些管理者也意识不到会议的重要性,”In-Loop事务所创始人兼管理层教练弗洛朗斯·加可麦提(etti)说,“领导层抱怨最多的是参与者不够真诚,每个人只为自己说话。其次缺乏前期准备和精力投入,还有就是所谓的敏感问题。”结果,大多数会议变成了主持人的独角戏,得到的反馈只是顺从或是反对,当然前提是参与者没有自顾自玩手机……“所以,问题的关键是找到一个方法能够把‘我’变成‘我们’,最大化加强每个人的存在感,发掘集体智慧。”管理研究学院创始人贝纳尔·玛丽·西盖(BernardMarieChiquet)说。建立非防御性的开放氛围一般来说,10位与会人员中有3位性格外向,善于垄断话语权;3位谨言慎行,尝试发表意见;另外4位则沉默不语。“每个人其实有很多话想说,但却说不出口,”贝纳尔·玛丽·西盖说,“这直接导致他们的无能和拒绝参与,而真正原因就是缺乏一位能够给予每个人发言机会的明智领导。”1958年美国心理学家威尔·舒茨(WillSchutz)提出个人在集体中的3大需求:参与需求(感觉到自己的位置)、控制需求(感觉到自己有影响力)和开放需求(能够和他人建立亲密联系)。如果这些需求没有被满足,它们就会转变成恐惧:害怕不再属于集体、害怕自己的能力不被承认、害怕提出可能被集体批判的观点。所以,每个人都是依赖他人和会议进程使自己的观点变得有价值。■这样做:V)借鉴一些经验:尊重发言顺序,不随意插话;敢于说“我”,而不是用“大家”和“你”来开头;不受任何批评和判断的影响,发表自己的意见;认真聆听别人的发言,不主观推断言外之意。这些建议能够帮助摆脱侵略性或防御性的态度,建立和谐热情的氛围。不过看起来简单,做起来可不容易。让每个人感到自己受欢迎有时候,参与者会感觉事不关己,“因为他们不理解自己出席的意义,”弗洛朗斯说,“他们被叫去开会,没有被告知会议流程,因此无法根据各自的职能选择参与的时机。所以,没有人会真正地参与其中,这让每个人都很沮丧。”有时候,讨论的话题会混杂一气,“这其实是会议策略(大的方向)、操作(执行)、人际关系的紊乱,因为每个人利用时间和办事的风格都不同”,贝纳尔说,“所以看起来似乎会议有了进展,但是实际上什么结论都没有达成。”每个人都害怕冲突,领导层怕自己的管理能力因此受到质疑,员工怕自己被解雇,所以与会者总是讨论无关紧要的事,对棘手的实质问题避而不谈。■这样做:先要从基础的做起:给每位与会者发邮件,阐明每个人必须到场的原因;然后制定会议流程,让每个人都清楚自己参与每一个环节的目的:通知同事消息?搜集想法?给予帮助还是做出决策?标明会议各个环节的目的能让参与者的工作更明确。然后应该召开“管理会议”,类似于打扫卫生,目的就是分清工作关系。咨询师发现80