大型会议的筹备方案的写法.doc

大型会议的筹备方案的写法大型会议的筹备方案的写法是怎么样的?如何写大型会议的筹备方案?大型会议的特点主要就是一个大,这对秘书人员的组织能力,管理能力都有较高的要求。要学会办一个大型的会议,就必须首先从会写大型的会议筹备方案开始。这是为会议取得预期的效果做充分的准备,其中包含会前、会中、会后各种必要地支持和服务工作。会议的含义? 会议就是三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决,就是会议。会议有很多种。其中有些会议很多人聚在一起不是为了讨论或解决问题,而是为了显示某种精神或力量,或是为了同一个目标而进行的有组织的活动。如庆祝会、欢迎会;运动会、展销会、宴会、舞会、追悼会。这些只是聚会,会而不议的会。然而,我们正规的会议,需要进行讨论或解决的会议的是我们重点掌握的对象。比如工作会议、代表会议、联席会议(党委会、董事会)、学术会议、记者招待会、报告会、座谈会、国际会议、签约仪式、电话电视会议一共十种使我们掌握的重点和关键。当然、这些会议从规模上也可以分为大型会议、中型会议、小型会议。会议的六要素? 与会者:参加会议的正式成员,主持人,议题(讨论的主题、目的),名称,时间,地点(会址)。当然会议的议程、经费问题、设备、工具、消耗的材料、文件也是和会议相关的。会前准备(一)会前准备很重要,不允许有丝毫的疏漏差错,会前准备充分是会议成功的保证。 1、会议计划会议的目的任务(议题),会议的名称,出席对象,主持人,规模,规格,,召开时间,需用时间,地点,议程,会场的布置,是否需要食宿,车辆交通,是否有安排参观、文化娱乐,必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。会议计划由秘书制定,提出,经过领导审核批准后,再由秘书或秘书组织人员,分头按计划执行。 2、会议成本预算会议成本=X+2J(3倍每小时工资)*N(人数)*T(时间) (二)文件的准备 1、学习参考的资料;开幕词,工作报告,讲话稿,会议记录,会议简报,会议决定,会议纪要,闭幕词,会议总结。(整个过程文件的形成) 2、会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度 3、会议文件的准备程序:领导授意-秘书起草-领导审阅-秘书修改-领导签发-打印制作(三)会场准备会场准备的要求总体上是:整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。 1、会场布置 2、主席台席位:根据人数设置一排还是数排,第一排位应时单数。 3、会场设施:扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具。仪器,设备等应事先反复检查、调试。 4、其他准备会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来有车接送。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动,或赠送图片、资料、纪念品等,都应在会前做好准备。(四)会议议程、程序 1、会议通常有几个议题的,秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排序次数,便称为议程,印成文书,就是议程表,会前发给与会人员。 2、程序一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目,如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束。把每一次会议的这些项目和内容有序地排列,即使之程式化,便是程序,制成文书就是程序表。程序表上最好能够列上时间安排。 3、日程表与作息时间表(五)会议通知的发送 1、小型会议可口头、电话、书面签知等方式通知。外单位或跨区域的会议必须寄送书面通知,邀请性会议则可以寄送请柬和邀请信。会议通知上应写明会议召开的时间、需用时间、或会期,地点,会议主题,名称,参加对象,须作什么准备,或加注报到日期、地点、接站办法等,最后应有召集单位署名、联系地址和电话、通知发出日期,加盖公章。通知时应提前7天并附加回执。回执中须有受邀请者的姓名、性别、年龄、工作单位以及地址、职务或职称、是否参加会议、预订住房标准、提交论文题目或资料名称、回程车船票等记。 2、会议通知可采用邮寄、传真、专人送达等方式,对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬,再加电话征询、确定的双重方式。会间工作会间工作包括会场的组织与服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。(一)、会场的组织与服务