大型会议的筹备.pdf

该【大型会议的筹备 】是由【小s】上传分享，文档一共【4】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【大型会议的筹备 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。大型会议的筹备
大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不已的事情,如果准备不周,会上就会出现
混乱不堪的场面,不仅领导不满意,而且参会人员也会颇有微词,怀疑筹备人的
能力,尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说,领导也伤透脑筋。每到
年尾或者岁首,一些大型企业举办主办大型年会,一些学术单位搞个规格高一点
的研讨会,行政单位举办个学习班会议什么的,大型会议应该怎么办,怎么才能
办的好,就成为一个很让人关心的话题。
由于会议本身很繁琐,不便一一赘述,本文仅从框架上对会议筹办方提出一些建
议。
开展常规工作时,程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要,它有利
于工作的协调和高效。
一、会议准备
(一)会议室地点
(二)背板制作:名称、规格、颜色
(三)外部条幅:形式、数量
(四)主席台设置:按领导参会名单安排
(五)会议台桌牌:桌牌形式、规格、人名
(六)会议台摆桌:人数:麦克数量、鲜花
(七)会议室座次安排:印制全体参会人员座位图,确保对号入座,并装入文件
袋。
(八)会议室用水
(九)礼仪人员(如发奖等)数量、任务
(十)贵宾席
(十一)会议报告用多媒体:是否使用
(十二)到会领导接送:通知时间地点、安排用车
(十三)负责人
二、活动日程
(一)早餐时间
(二)上午会议时间、内容、主讲人、主持人
(三)中餐时间
(四)下午会议时间、内容、主讲人、主持人
(五)晚餐时间
(六)餐后活动安排
(七)休息时间
(八)返程票定购、发放
(九)各环节用车及具体安排
(十)参观活动的分组及活动时间、内容
(十一)离会时间
(十二)周边环境:交通介绍,宾馆位置及联系电话
(十三)编制人
三、材料准备
(一)材料准备:收集、印刷、分装
(二)主要文件
(三)参阅文件
(四)领导讲话、致辞
(五)活动安排
(六)证件:参会人员佩带《代表证》,工作人员佩带《工作证》,记者佩带《记
者证》,并装入文件袋
(七)领导、新闻媒体材料(完整性)
(八)零星材料处理方式
(九)负责人
四、专家安排
(一)专家(专家人数、随行人员及安排)
(二)迎接
(三)住宿
(四)报告顺序(多名时)
(五)支付讲课费、交通费
(六)交通安排(包括机票订购)
(七)活动安排(非报告期间)
(八)小会交流安排
(九)专家就餐安排
(十)送行
(十一)负责人
五、代表安排
(一)会议规模
(二)会议通知(起草、打印、签字、盖章、邮寄等)
(三)通知要素:时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执
(四)报:报到到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物
品、填写通讯录等
(五)纪念品发放
(六)住宿安排
(七)返程事宜
(八)临时通知用品
(九)交通安排
(十)负责人
六、活动安排
(一)音响准备:专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试,确保灯光、
音响、投影仪设备正常。
(二)提出会议纪律要求
(三)进行会议内容:





(四)会议各环节主持人
七、参观展示
(一)分会场数量
(二)日期、内容
(三)参观人员的编组
(四)往返交通方式及发车时间
(五)讲解人员:随车讲解员、参观点讲解员
(六)单位工作介绍
(七)单位引导人员
(八)单位提供的材料、纪念品及发放
(九)总协调人和各点负责人
八、宣传报道
(一)新闻媒体(接送;相关资料的提供;细节采访地点、人员安排)
(二)单位媒体
(三)主办单位录音录像资料存档
(四)会议简报的撰写与发放
(五)负责人
九、用餐安排
(一)用餐人数
(二)用餐编组(地区式、课题式、自定式)
(三)专家用餐
(四)备用数量(人员增减)
(五)专家餐后休息处
(六)负责人
十、宾馆业务
(一)接待能力符合会议要求
(二)会议相关设施
(三)食宿收费标准
(四)就餐方式:自助、桌餐
(五)菜单模式与基本标准
(六)会议室标准
(七)付费结帐事宜:
(八)结算方式
:按餐卷、按桌
:按实际、按预定
(九)安全责任条款
(十)食品卫生责任条款
(十一)其他问题责任
(十二)热水供应
(十三)娱乐活动
(十四)人员接送
(十五)其他特殊要求
(十六)会议期间是否允许外营业
(十七)出现超员情况的应对方式
(十八)宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅
(十九)专家、重要领导特殊住宿要求(小型交流,写作,休息条件等)
(二十)负责人
十一、经费预算
(一)餐费
(二)宿费
(三)资料费
(四)会场布置费
(五)交通费
(六)活动费
(七)专家费用(食宿费、交通费、讲课费、活动费)
(八)会务补助费
(九)通讯费
(十)不可预见费
(十一)管理人员
(十二)房间内水果、洗漱用品标准
(十三)印制入住卡(放置床头柜上),注明姓名、性别、职务
(十四)负责人