9段秘书.doc

在我们的日常工作中,有80%的工作因为执行不到位而没有达到预期效果。多数人都在认真做事并且每天忙碌、多数管理者都非常乐意按照上司制定的策略来走,但事实却是,同一个策略交到10个人手上,就会有10种不同的结果。产生差异的原因是什么?是执行力。    何为执行力呢?所谓执行力,执行力是将目标变成现实的核心能力!执行力就是从上到下按质按量、不折不扣地完成工作任务的一种能力。它是企业竞争力的核心,是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。具体说来就是工作执行的步骤、执行的细节以及执行的力度。    任务与结果的差别,是当今很多企业的“心病”:有时候并不是员工不尽力,大家似乎都在工作,但企业却拿不到结果,导致销售下降,质量波动,人心浮动,没有业绩。同样,这也是员工们的疑惑:我这么努力,“圆满”地完成了任务,为什么老板还是不满意呢?关键就在于,我们没有把重点放到结果上,被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下,对于我们想要的结果,不是办不到,是因为我们没有执著地办到,没有很好地理解执行力,那么如何才能做到真正的做到任务和结果的统一呢?            笔者近期参加了《赢在中层》的企业管理培训讲座,对其中提到的“九段秘书”的概念感慨颇深,或许我们可以从中得到些如何加强工作执行力的启示,九段秘书的提法是源于一个总经理要秘书安排会议的一个案例,总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,想要的结果是什么呢?针对同一个会议,一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。    模拟测试:总经理要秘书安排会议        总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。       一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。    二段秘书的做法:抓落实——发通知后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。      三段秘书的做法:重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。      四段秘书的做法:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。      五段秘书的做法:细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是会?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。    六段秘书的做法:做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。      七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请求总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。  八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘