会场布置与筹备程序.docx

组长组员职能职责要求活动前期筹备方案策划执行组吴瑞桃谢稳、徐静负责确定日程安排,地点选择,活动的具体内容的策划、执行确认会议的人数设计制作组徐静张霞、吴璐颖产品单页、展板、PPT标准模板、广告宣传品、签到簿等宣传资料的设计、制作,以及会议所需礼品、奖品的制作、购买。7 月 31 号之前必须完成设计稿现场筹备组谢稳吴璐颖、徐静1、主席台横幅策划、制作2、会场桌椅摆放、座位布局策划3、投影设备、音响准备4、会场绿植设计5、会后整理最迟于会议开始前 3 个小时联系工程安装完毕会中管理会务接待组李超李海霞、谢稳及部分特定工作人员负责来宾邀请,餐饮、住宿、会议、摄影、摄像、旅游、车辆安排、返程订票、礼品发放。(具体工作安排附后)现场服务组谢稳吴璐颖、徐静、张霞1、 会议所需材料发放整齐。2、 会场主要灯光要在会前半个小时打开,保持明亮。并检查各项设备设施是否做好清洁工作批。组织机构及人员安排组 长:吴瑞桃副组长:谢稳组 员:徐静 、张霞、吴璐颖、许婷婷、李超、李海霞职能职责:会议总策划、会务总调度;过程控制;各项工作方案审完备会后管理会后整理组吴瑞桃谢稳、徐静、会议所用材料全部回收,且负责撰写会议报告后勤组李明张青青、吴倩会场布置地点:重庆大酒店时间:2013 年 4 月 10——2013 年 4 月 12 日会场地形图:第一部分:会场布置1、讲台设计:讲台:长 1 米。宽  米,高  米号名称             数量               摆放位置                   使用人                     跟进人1摄像头2厅内四侧咨询人员XXX2耳麦2讲台主持人、发言人XXX3电源2讲台4鲜花2 小束讲台 XXX5胸花3 束赠送特邀专家XXX第二部分:道具汇总讲台测置于大屏幕前,讲台旁置放一株绿色植物,房间中间靠前位子摆放一张桌子,便于使用投影仪。在大屏幕的另一边置放一株绿色植物(与讲台这里对应)2、与会区:该区一共设 200 个定座位,3、茶歇区布置:根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的设备。如该区大概摆设有:饮水机,沙发,桌子、桌子上置放饮水机以及茶叶、速溶咖啡。4、报到处:报到处应设置在进入会场的大门边上,便于与会人员签到进入。可以根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的家具。该区大概摆设有:长桌,签到处,领证处(进入会场必须持证)。5、整体会场设计:工作人员必须着正装,挂工作牌6客户数据库6 黄宁7电脑2讲台两侧主持人XXX8音响4厅内四侧主持人XXX7宣传字牌6签到处客户顾问XXX8专家介绍牌6厅内两侧会场布置XXX9水牌1进门处会场布置XXX106* 展字画1正门会场布置XXX11横幅1 条 6 位礼仪小姐XXX12礼仪服装6 套 13茶水与会者XXX注意事项:1、投影仪和大屏幕,屏幕分别架设 2~3 个小的屏幕,便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕显示的内容。2、音响设备布局要合理,使得在场人员能够清晰的听到发言者的声音。灯光设备保持明亮,聚光灯中央空调的设置要符合天气情况和人体情况。3、盆景摆放要恰当,不可过多的摆放到会场中 4、场地最好能够铺上地毯,可减小走路的噪音4、会场要注意消防设施的放置,标明安全通道的走向。会议筹备程序项目名称项目内容预计完成时间负责部门责任人会场确定会场确定