行政物资采购审计报告.docx

***公司关于对行政物资采购的专项审计报告内审字[2013]第 00*号审计组于 2013 年*月*日—*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计,本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理,规范行政物资采购行为,降低行政采购成本,保证供货质量和时效,提高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料,与人事行政部人员进行了面谈,并抽查了会计凭证,采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从 2012 年 1 月 1 日至 2013 年 4 月 31 日。现将本次审计情况报告如下:一、基本情况:(一)公司行政物资的采购主要分成 2 部分,一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资,此类物资由行政专员负责采购;一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等,此类物资由总务负责采购。(二)本次审计抽查会计凭证 21 份。其中**经手的 1 份,**经手的 1 份,**经手的 10 份,**经手的 9 份。抽查的相关记录详见附件 3:抽查行政物资采购相关的会计凭证。二、审计发现的细节说明(一)、采购相关的不相容职务未分离主要问题 1:行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。(二)、采购计划主要问题 1:行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划,但审计中发现实际未制定月度计划。采购计划是采购管理中科学采购的前提条件,无采购计划,所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。(三)、采购流程主要问题 1:行政物资采购大部分是先送货,再补采购单。这样先完成采购事项,再通过相关授权人员的审批,不符合公司正常的采购流程,不利于采购管理。主要问题 2:大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司《采购控制程序》中“ 各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章,采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”主要问题 3:部分物资先送货,再出采购单,后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定,也丧失了请购的意义。(四)、报价单不符合规定主要问题 1:**经手的大部分报价单格式雷同,没有供应商签字或盖章确认,极可能是自行伪造的。主要问题 2:有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。主要问题 3:报价单有自相矛盾的现象。例如 2013 年 1-2 月日用品的报价单中,维达擦手纸报价有两项,一项为 180元/件,一项为 185 元/件。主要问题 4:审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时,采购人员无法提供三家报价。(五)、行政物资管理方面主要问题 1:未登记出入库台账,无法清晰的查询相关物资的账面库存数量,不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准,未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一,不利于单据的收齐、整理、统计和管理。主要问题 2:行政物资采购的紧急采购频率高。主要问题 3:人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。(调查问卷回答说有定期进行盘点)主要问题 4:人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。三、审计建议为加强公司行政物资采购管理,建立健全公司内部控制制度,节约人力物力,促进各级采购人员降本增效,针对本次行政物资采购专项检查发现的问题