文件管理制度79188.doc

文件管理制度一、目的1、制度化,规范化公司文件管理。2、提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。3、确保与各机构工作相关的文件具有可靠性和有效性。使对公司运作起重要作用的各个场所,均能得到相应文件的有效版本,防止使用失效或作废的文件,以保证公司各种工作的有效运行。二、文件范围1、公司本部制定的内部文件和对外业务文件;2、总公司函、电、来文;3、本公司上报下发的各种文件、资料;4、外来的各种文件。三、文件管理细则1、收文的管理(1)文件签收(A)本公司与外界往来的文件,由公司行政部专人统一登记、收文。在签收和拆封时,需注意检查封口和邮戳,对开口和邮票撕毁的函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。(B)内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。(2)文件编号保管(A)行政部门收到文件后,应对其进行分类登记、编号、保管。(B)本公司外出人员带回的文件及资料应及时交行政部进行登记、编号、保管,不得由个人保存。(3)文件阅批与分转(A)正式文件均需行政经理亲自阅批,根据文件内容和性质,由行政专员分送相关部门或个人。公司级重要文件应在行政经理阅批后,呈送总经理审阅。为避免文件积压误事,一般应在当天由行政专员将文件分转至相关人手中。(B)一般函、电、单据等,由行政专员直接分转处理。(4)文件传阅与催办(A)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带到家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看,对尚未传达的文件不得向外泄露内容。(B)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交行政部,阅批文件一般不得超过两个工作日,阅后应签字以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,行政部及专员应按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。(C)阅文时不得抄录全文,阅完后,应送交行政部相关人员保管,切忌横传。不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。(D)行政部对文件负有催办、检查、督促的责任。行政部门接到文件、函电应立即指定专人处理,不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得行政经理同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。2、发文的管理(1)发文的规定(A)公司上报下发正式文件的权力集中于行政部,各部门和团体一律不得自行向上、向下发送正式文件。(B)部门或团体需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文时应向行政部提出发文申请,并将文件底稿交行政部经理审核。行政部经理同意发文的,则由行政部代为发文,行政部将发文原件作备案保留。(C)对公司影响较大,涉及两个以上部门经理级(或以上)领导分管范围的文件,须总经理批准签发。其余文件均由行政部经理批准签发。(2)发文的范围(A)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。(B)公司下发文件主要用于:(a)公布公司规章制度;(b)转发总公司文件或根据总公司文件精神制订的公司文件;(c)公布公司体制机构变动或干部任免事项;(d)公布公司性的技术、经营管理、生活福利等工作的决定;(e)发布有关奖惩决定和通报;(f)其他有关公司的重大事项。(C)公司上行文、外发文主要用于:(a)对上级机构呈报工作计划、请示报告、处理决定;(b)同兄弟单位联系有关公司技术、人事劳资