档案管理办法.doc

档案管理办法.doc:..档案管理办法第一章总则第一条为了加强对担保项目档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,为担保业务有序发展提供服务,依据《档案法》,结合公司实际情况,制订本办法。第二条本办法所称的担保项目档案,是指公司在从事担保业务的经营活动中形成的,具有保存意义的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。第三条担保项目档案分为明确担保责任的文书档案、经济档案、客户档案和反担保标的物权利凭证、过渡监管物权凭证。第四条凡公司的所有人员,均负有保护档案的义务。第五条担保项目档案适用分类集中管理原则。第二章责任人第六条文书档案、经济档案和客户档案的管理机构为总经办。第七条反担保标的物权利凭证(含反担保物的保险凭证)、过渡监管的物权凭证的管理机构为财务部。第八条担保部项目调查人员为担保业务档案的归档责任人,风险控制部保后检查人员为保后检查档案的归档责任人,分别负责将各自业务档案及时归缴相应管理机构。第三章归档要求第九条各担保、委托贷款项目的业务档案必须在担保合同、保函或委托贷款协议生效后的七个工作日内完成归档手续,并交总经办立档保管。第十条归档资料的要求::(1)确立业务关系的经济合同类资料:与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等;与客户签订的协议,如担保协议、委托贷款协议、经济咨询服务协议等;(2)反担保措施类资料:在签订《保证合同》前应已办理的反担保措施文件,如抵押协议、股权质押协议、无限责任保证书等;与反担保措施相关的其他重要文件,如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等;(3)客户基本资料;(4)其他资料。;在申请签订《保证合同》、保函或委托贷款协议时暂未完成的相关资料,但此类资料须经有权审批人审批认可;在正常操作情况下,后续发生与业务相关的资料:①保后监管报告;②保后监管过程中获得的资料;③所取得的物权凭证的复印件;④担保过程中同意放款审批表;⑤同意放款通知书复印件;⑥其他应归档的资料。总经办对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档,须积极督促项目调查人和保后检查人归档,并定期检查档案,确保每一个业务档案的完整性;第十一条一笔业务的档案应按照“一般档案”和“要件档案”分两个档案夹分别进行归档;(一) “要件档案”包括所有与保障公司利益有关的具有法律效力的正本文本及合同,如担保项目审批表、评审会决议、担保协议书、董事会决议、各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同,等等;(二) “一般档案”包括与同一业务相关的全套资料(包括要件档案的复印件及存放于财务部的反担保标的物权证的复印件)。“一般档案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行:A类:内部操作和审批资料;B类:客户基本资料;C类:反担保措施的相关资料;D类:银行资料;E类:其它相关资料。第十二条档案内的文件资料要去掉金属物;对破损的文件资料应进行修补,字迹已扩散的应复印并与原件一并存档;纸页小的文件材料应加贴在A4纸上,纸页宽大的应折叠整齐、压平;第十三条归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章,并由核对人签名确认对原件复核的责任。第十四条在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件,印件与定