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采购制度与流程————————————————————————————————作者:————————————————————————————————日期: 为了加强公司内部管理,提高会计的监督职能,规范公司采购行为,合理控制费用支出,根据公司采购的特殊性,特制定本制度。第一条:采购部门的划分 1:生产原材料采购:由采购部门负责办理。 2:日常办公用品采购:由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。 3:对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。第二条:采购方式一般情况,选择下列一种最有利的方式进行采购:1:集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。2:长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。3:未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有原辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得批准后方可变更。4:采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。询价、议价结束后,需公司主管领导同意方可定价。5:凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。6:采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理第三条:请购与采购1:部门根据本部门实际物资需求情况,填写请购单,明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等,交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。2:采购收到使用部门提交的请购单时,审核后如确有必要购买,由采购经理签字,再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”后,应按照上述总则操作,货比三家,选择出合适的供应商后,并以电话或传真确定交货(到货)日期。3:采购单一式四份,第一联即使用部门提交的请购单,第二联即采购部门使用的采购申请单,第三联交给财务(采购员核销时),第四联交给仓管员(以备验收)。第四条:验收与入库4:采购物资到货后,采购员要及时组织部门、仓库管理员进行入库前的清点验收,验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符,然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后,验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字,作为验收和检验物资的依据,第一联本部门留存,第二联交给仓管员。第四条:预付款与采购1:按合同约定需要预付购货款的,由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号),办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字),交公司财务部门办理预付货款业务。 2:货物及发票已到,验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后,采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后,由总经理签字,财务做账。第五条:现款采购采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借