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浅谈信息化背景下加强高校教学档案管理的几点思考
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论文关键词信息化高校教学档案
论文摘要文章解释了高校教学档案的涵义,并从理顺校院二级管理体系构建科学管理规章和管理体系、明晰新形势下教学档案的归档范围、提高档案工作意识、加快推进数字化建设实现信息整合和共享、提高管理人员职业素质五个方面提出了信息化背景下高校加强教学档案管理的措施。

教学档案是高校在一系列教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、实物、声像等不同载体形式的原始记录,是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的最直接记录,是教学工作成果的重要载体,能全方位反映高校的实际办学实力和水平。教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。随着高等教育和信息化技术的发展,传统档案管理方式已不能满足信息化时代的要求,高校应该结合教学管理的变化和档案工作的特点,加快推进教学档案的管理工作改革,提高档案工作质量。
一、理顺校院二级管理体系,构建科学的管理规章和管理体系
信息化背景下,高校的教学档案管理工作无论是管理内容还是服务手段、方式、途径等都在发生深刻的变化,都高校应该根据《档案法》和《高校档案管理办法》,结合本校的管理需要和实际情况,积极实施的二级管理,科学制定档案管理的规范以及相关制度,加强业务指导。
随着高等教育的扩招,目前很多高校都实施了二级管理。二级管理环境下高校档案馆要进一步加强统一的业务指导,进一步理顺档案管理部门与教务处等主管部门在教学档案管理各环节中的关系与职责,建立以校档案馆为主体、教务处研究生处等各主管部门配合的高校教学档案资源建设监督管理体制,变教学档案的
“多头管理、分散保管”为校档案馆引导下的“集中统一”管理,最大限度地优化配置档案资源。
随着高等教育管理的规范,产生了大量数字化档案。在数字化背景下,教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。特别是一些网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等,使档案工作有章可循,有规可依,从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
随着高校管理改革,高校的教学档案管理也要加强制度建设,建章立制,规范管理。要把教学档案管理工作的所有涉及的环节和人都列入受控对象,特别要保障数字化档案管理中的信息数据的真实性、完整性、机密性、安全性、稳定性、可靠性。采取物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段,积极对
“病毒”和“黑客”威胁,确保档案的保密和安全。
二、明晰新形势下教学档案的归档范围
教学工作的复杂性必然决定了教学档案的复杂性。教学档案不同与其他类型的档案,它具有很强的专业性、多样性、系统性、连续性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂且重复的实践活动,其产生于并作用于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
通常情况下高校的教学档案至少要收录上级主管部门及本校下(发)的有关文件、各学院年度工作及总结、各类教学基本如教学大纲、课程简介、课程表;教师授课相关的授课计划、教学任务分配;教学运行相关的专业建设、教研教改、实验实践教学、各类考试、成绩及成绩分析、学籍处理、学位授予、各项教学赛事、各种教学会议、各种统计报